Bei der Registrierung von Dokumenten handelt es sich um die Erfassung von Buchhaltungsdaten zu einem Dokument in der vorgeschriebenen Form, wobei die Tatsache seiner Erstellung, seines Empfangs oder seines Versands erfasst wird.

Zweck der Registrierung ist die Durchführung der Buchhaltung, die Kontrolle über die Ausführung von Dokumenten und deren Suche. Bei der Registrierung von Dokumenten müssen folgende Probleme gelöst werden:

Gewährleistung der Sicherheit von Dokumenten;

Organisation von Informationsabruf-Arrays.

Mithilfe von Anmeldeformularen können Sie Informationen über den Empfang und Versand von Dokumenten, deren Standort, Fristen usw. erhalten.

Viele in Institutionen und Organisationen erstellte Dokumente erlangen erst nach ihrer Registrierung Rechtskraft. Beispielsweise tritt eine Anordnung erst mit ihrer Registrierung in Kraft und tritt in Kraft. Ein von einer Organisation gesendeter Brief wird nur dann offiziell, wenn er über eine ausgehende Registrierungsnummer verfügt. Die Zuweisung eines Registrierungsindex zu einem eingehenden Dokument ist eine Aufzeichnung der Tatsache seines Eingangs und die Feststellung der Verantwortung der Organisation für die Ausführung oder Verwendung der darin enthaltenen Informationen.

REGISTRIERUNGSREGELN

Registrierungspflichtig sind Dokumente, die der Erfassung, Ausführung und Nutzung zu Referenzzwecken bedürfen. In der Büroarbeit des Personaldienstes werden Dokumente erstellt, die registriert werden, um ihnen Rechtskraft zu verleihen (Bestellungen, Briefe, Memos etc.). Die meisten Erfassungsfelder in der Personalaktenverwaltung werden zur Erfassung besonders wertvoller Dokumente (Arbeitsbücher, Personalakten, Reisebescheinigungen etc.) gebildet.

Dokumente werden darin registriert getrennte Gruppen Abhängig von der Art des Dokuments die Anzahl der Dokumente desselben Typs, Autors und Inhalts. Wenn Sie sich beispielsweise in einer Organisation registrieren, werden Personalaufträge einzelnen Bereichen zugewiesen. Bei einem großen Umfang dieser Dokumente lassen sie sich jedoch nach dem Kriterium der Aufbewahrungsdauer in zwei Gruppen unterteilen – Personalaufträge (Aufbewahrungsdauer 75 Jahre) und Aufträge für Urlaub, Dienstreisen, Bußgelder, Dienst (Aufbewahrungsdauer 5 Jahre). . Die Registrierung ist nach verschiedenen Typen möglich: Zulassungsbescheid, Versetzungsbescheid, Entlassungsbescheid usw. Innerhalb jedes zugeordneten Arrays werden den Dokumenten bei der Registrierung eine Seriennummer und ein Registrierungsindex zugewiesen.

Eingehende Dokumente werden am Tag des Eingangs registriert, ausgehende und interne Dokumente werden am Tag der Unterzeichnung registriert. Telegramme und Faxe werden beim Empfang registriert und umgehend an den Empfänger weitergeleitet.

INDEXIERUNG DER DOKUMENTE WÄHREND DER REGISTRIERUNG

Bei der Indexierung von Dokumenten handelt es sich um die Zuweisung einer laufenden (Registrierungs-)Nummer und der erforderlichen Symbole zu einem Dokument bei der Registrierung, die es ermöglichen, die Struktureinheit oder den Beamten zu bestimmen, der der Autor des Dokuments ist, und den Ort seiner Aufbewahrung. Indizes werden zum Durchsuchen, Aufzeichnen und Systematisieren von Dokumenten verwendet. Registrierungsindizes für ein eingehendes Dokument werden im unteren Feld platziert, für ausgehende und interne im Kopfteil des Dokuments.

Der Registrierungsindex besteht aus der Seriennummer des Dokuments innerhalb des ausgewählten Arrays und Symbolen, beispielsweise einer Dokumentengruppe oder einer Struktureinheit, einem Fallindex nach Nomenklatur. Der Registrierungsindex wird im Laufe des Jahres nicht wiederholt und stellt das Hauptsuchmerkmal des Dokuments dar.

In Indizes werden die Array-Bezeichnung und die Seriennummer durch einen Bindestrich oder einen Schrägstrich voneinander getrennt. Zum Beispiel 145-LS oder 145/LS, wobei 145 die Seriennummer des Dokuments im registrierten Array und LS die Bezeichnung der Personalaufträge ist.

Das Verzeichnis der Verwaltungsdokumente besteht in der Regel aus einer Seriennummer, die einem Dokument innerhalb eines Jahres zugewiesen wird.

Wird normalerweise in kleinen Organisationen verwendet einfaches System Indizierung - Der Seriennummer der Bestellung werden die Buchstabenindizes „K“ (Personal) oder „LS“ (Personal) hinzugefügt. Da Personalaufträge getrennt von Aufträgen für Haupttätigkeiten erteilt, erfasst und gespeichert werden, helfen in diesem Fall Indizes bei der Unterscheidung von Aufträgen für Haupttätigkeiten.

Eine Reihe von Personaldiensten registrieren langfristige Lageraufträge mit dem Index „LS“, kurzfristige Aufträge mit dem Index „K“.

In großen Personaldiensten wird ein Indexierungssystem entwickelt, das unterschiedliche Personalaufträge für unterschiedliche festlegt Buchstabenbezeichnungen. Beispielsweise wird der Anzahl der Anordnungen zur Personalbewegung (Aufnahme, Versetzung, Entlassung) der Index „K“ hinzugefügt. Aber bei einer großen Anzahl von Mitarbeitern und verschiedenen Personalkategorien (Fachkräfte, Manager, Arbeiter, Angestellte) ist eine Weiterentwicklung erforderlich Symbole Bestellungen für jede Personalkategorie.

Die Bildung eines Systems zur Indexierung von Dokumenten ist ein eher individuelles Verfahren und wird durch die in einer bestimmten Organisation angenommenen Regeln für die Registrierung von Dokumenten bestimmt und hängt in erster Linie von der Anzahl der erteilten Aufträge ab. In großen Organisationen, in denen die Zahl der Mitarbeiter in die Tausende geht und dementsprechend auch die Zahl der Personalaufträge von großer Bedeutung sein wird und jede Art von Personalauftrag in separaten Struktureinheiten des Personaldienstes erstellt und registriert wird, ist dies der Fall Es empfiehlt sich, ein Indexsystem zu entwickeln, das jede Art von Order unterscheidet. Zum Beispiel „P“ – Aufträge zur Einstellung, „PR“ – Aufträge zur Einstellung von Arbeitskräften, „PS“ – zur Einstellung von Fachkräften (technische Ingenieure); „K“ – Dienstreisen, „KV“ – interne Dienstreisen usw. In diesem Fall sollte das Indexierungssystem in den Anweisungen zur Aktenführung des Personaldienstes verankert werden.

Indizes werden auf eingehende Dokumente (außer Anhänge), auf ausgehende Dokumente (außer Anhänge) und deren Kopien, die in den Akten der Organisation verbleiben, auf interne Dokumente und deren Anhänge angelegt.

12. Konzept und Anforderungen an die Nomenklatur der Personaldienstleistungsangelegenheiten.

Die Nomenklatur der Fälle ist eine systematisierte Liste der in die Aktenverwaltung einer Organisation eingegebenen Fallüberschriften mit Angabe der Aufbewahrungsfristen, erstellt in der vorgeschriebenen Form1.

Bei dieser Definition sollten Sie darauf achten, dass die Nomenklatur der Fälle:

Sichern Sie die Systematisierung aller Dokumente:

Seien Sie gemäß den in den normativen und methodischen Dokumenten des Bundesarchivs bestehenden Regeln vorbereitet. Die Nomenklatur der Fälle wird mit dem Ziel entwickelt:

Gewährleistung der Ordnung bei der Einreichung von Dokumenten in Fällen (d. h. der Bildung von Fällen);

Berücksichtigung der Anzahl der pro Jahr in einer Struktureinheit (und der Organisation als Ganzes) eröffneten Fälle;

Indexierung von Fällen;

Erstellung von Inventaren bei der Übermittlung von Dokumenten zur dauerhaften und vorübergehenden (über 10 Jahre) Aufbewahrung an das Archiv;

Abrechnung der vorübergehenden (bis zu 10 Jahre) Aufbewahrung von Dokumenten im Dokumentenarchiv.

Bei der Entwicklung einer spezifischen Aktennomenklatur greifen sie auf die Ordnungsdokumente des Bundesarchivs zurück, die die Methodik zur Erstellung und Bearbeitung der Aktennomenklatur regeln, sowie auf ein einheitliches Dokumentenverzeichnis mit Angabe der Aufbewahrungsfristen; darüber hinaus können Aktennomenklaturen früherer Jahre verwendet werden Sie leisten erhebliche Hilfe bei der Zusammenstellung einer Nomenklatur der Akten für das nächste Jahr.

Es gibt drei Arten von Fallnomenklaturen:

Standard (legt die Zusammensetzung der in der Büroarbeit ähnlicher Organisationen eröffneten Fälle fest und ist ein normatives Dokument),

Ungefähr (stellt eine ungefähre Zusammensetzung der in der Aktenverwaltung der Organisationen, auf die es anwendbar ist, eröffneten Fälle unter Angabe ihrer Indizes fest und hat beratenden Charakter),

Individuelle Nomenklatur der Angelegenheiten einer bestimmten Organisation.

Standard- und ungefähre Fallnomenklaturen werden verwendet, um eine individuelle Fallnomenklatur zu erstellen; Davon werden Fallüberschriften und Dokumentenaufbewahrungsfristen ohne Änderung der Einzelfallnomenklatur übernommen.

Die Nomenklatur der Fälle wird am Ende des Kalenderjahres vom Aktenverwaltungsdienst der Organisation erstellt und tritt im Januar des nächsten Jahres in Kraft.

Die Nomenklatur für Personaldienstangelegenheiten ist ein Teilbereich der allgemeinen Nomenklatur; Sein Projekt wird von einem der Mitarbeiter vorbereitet und vom Leiter des Dienstes unterzeichnet. Der Aktenverwaltungsdienst der Organisation kann Änderungen und Anpassungen am vorbereiteten Projekt vornehmen (Falltitel, Aufbewahrungsfristen usw. klären).

Die Nomenklatur der Angelegenheiten der Organisation ist in wiedergegeben benötigte Menge Kopien. Die erste Kopie wird im Büroverwaltungsdienst aufbewahrt, die zweite wird vom Büroverwaltungsdienst als Arbeitskopie verwendet, die dritte befindet sich als Buchhaltungsdokument im Archiv der Organisation, die vierte befindet sich im Staatsarchiv, der Quelle Erwerbsgegenstand ist diese Organisation.

Nach Genehmigung der allgemeinen Nomenklatur der Fälle erhält der Personaldienst einen Auszug daraus, der die Grundlage für die Erstellung der Falldokumente im Laufe des Kalenderjahres bildet. Die Kofferliste wird neben den Regalen (Regalen, Schränken, Tresoren) platziert, in denen die Koffer aufbewahrt werden, und dient das ganze Jahr über zur Ablage von Dokumenten (Kofferbildung).

Das Verzeichnis der Angelegenheiten der Organisation wird analog zu anderen internen Dokumenten erstellt und enthält folgende Einzelheiten:

Name der Firma,

Name des Dokumenttyps (Fallliste),

Entwicklungsseite

Gültigkeit.

Auf der rechten Seite befindet sich die Genehmigungsleiste. Die Nomenklatur der Angelegenheiten einer Organisation und einer Struktureinheit unterscheidet sich in der Zusammensetzung der Details, ihrer Lage und Gestaltung.

Informationen zur Nomenklatur der Fälle werden in Form einer Tabelle dargestellt:

Fallindex (1), Falltitel (2), Anzahl der Lagereinheiten (3), Falllagerdauer und Anzahl der Artikel auf der Liste (4), Anmerkung (5) – Name der Überschriften. Darunter steht: „Abschnittsname“

Die Namen der Abschnitte der Nomenklatur der Organisation sind die Namen der Struktureinheiten, die in der Reihenfolge angeordnet sind, die der Besetzungstabelle oder der genehmigten Struktur entspricht. Nach den strukturellen Unterteilungen sollten die Namen öffentlicher Organisationen nach Wichtigkeit geordnet werden.

Verfügt die Organisation über keine strukturelle Unterteilung, wird die Nomenklatur der Fälle nach dem Produktionszweig oder dem Funktionssystem aufgebaut; die Bezeichnungen ihrer Sektionen richten sich nach dem Inhalt der Führungsfunktionen und Tätigkeitsbereiche der Organisation.

Die Tabelle in der fertigen Nomenklatur muss ausgefüllt werden, mit Ausnahme der Spalte 3, die am Ende des Kalenderjahres ausgefüllt wird, wenn klar wird, wie viele Dokumente in dem Fall zurückgestellt wurden. Übersteigt die Anzahl der Dokumente mit dauerhafter und langfristiger Aufbewahrungsdauer (über 10 Jahre) 250 Seiten, so wird die Akte in Bände (Teile) aufgeteilt und Informationen hierzu in Spalte 3 erfasst.

In Spalte 4 sind neben der Speicherdauer jeder Datei auch die Nummern der Artikel laut Liste einzutragen.

Seite, verlinken Sie allgemein auf deren Namen und Impressum. Wenn zusätzlich zur Standardliste eine Standard- oder ungefähre Nomenklatur von Fällen, Rechtsakten oder Regulierungsdokumenten verwendet wurde, nach der die Aufbewahrungsfristen für den Fall festgelegt wurden, sollte ein Link zu diesen Dokumenten vorhanden sein.

Enthält die Nomenklatur Überschriften von Fällen, die Dokumente enthalten, deren Aufbewahrungsfrist nicht in der Standard- oder Abteilungsdokumentenliste vorgesehen ist, so wird deren Aufbewahrungsfrist von der Sachverständigenprüfungskommission (EPC) der jeweiligen Archiveinrichtung auf Empfehlung der Abteilung festgelegt Archiv und die Zentrale Expertenkommission (ZEK) bzw. E(EK). In diesem Fall wird neben a die Speicherdauer durch die entsprechende Sachverständigenkommission angegeben.

Nomenklatur gibt der Personaldienst an: Namen von Dokumentenverzeichnissen mit ihren Aufbewahrungsfristen, die bei der Festlegung der Aufbewahrungsfristen für Akten verwendet werden; macht sich Notizen:

Zur Unternehmensgründung;

Vorübergehende Angelegenheiten;

Auswahl von Fällen zur Vernichtung;

Für die Fallbildung verantwortliche Personen;

Übertragung von Fällen zur Weiterführung an eine andere Organisation. Am Ende des Kalenderjahres erfolgt der Personaldienst der Organisation

Am Ende der Nomenklatur der Fälle wird ein Schlussprotokoll über die Anzahl der geöffneten Fälle (Bände, Teile), getrennt für dauerhafte und vorübergehende Aufbewahrung, ausgefüllt. Die endgültige Aufzeichnung und die Informationen in Spalte 3 „funktionieren“, um die Buchhaltungsfunktion der Nomenklatur der Fälle zu erfüllen. Die in der endgültigen Aufzeichnung der Nomenklatur der Angelegenheiten der Organisation enthaltenen Informationen werden zwangsläufig an das Abteilungsarchiv gemeldet, worüber in der Nomenklatur ein Vermerk mit der Position der Person, die die Vermerke erstellt hat, ihrer Unterschrift und der Niederschrift der Unterschrift gemacht wird . Die Form des endgültigen Eintrags in das Geschäftsverzeichnis der Organisation ist einheitlich.

Die Nomenklatur der Akten von Organisationen, die Dokumente zur Aufbewahrung hinterlegen, wird mindestens alle fünf Jahre mit der Archiveinrichtung vereinbart. Häufiger (unabhängig vom Zeitpunkt der Genehmigung) ist dies dann erforderlich, wenn sich die Funktionen, Tätigkeitsbereiche oder die Organisationsstruktur der Organisation grundlegend geändert haben. In diesem Fall wird die Fallliste erneut erstellt, abgestimmt und genehmigt.

Eine genehmigte Kopie der Aktennomenklatur ist ein Dokument zur dauerhaften Aufbewahrung und wird in die Nomenklaturabteilung des Büroverwaltungsdienstes aufgenommen.

Die spezifische Nomenklatur der Fälle sollte Fallüberschriften für alle Dokumente enthalten, die im Rahmen der Aktivitäten der Organisation erstellt werden (eingehend, ausgehend, intern), sowie:

Zur Gruppierung von Dokumenten mit den Kennzeichnungen „Für den offiziellen Gebrauch“ (DSP), „Vertraulich“, „Geschäftsgeheimnis“ und Referenzdateien, Zeitschriften (Bücher) zur Aufzeichnung ausgestellter Dokumente und zur Abrechnung von Arbeitsbüchern, Geschäftsreisen, Zertifikaten usw.;

Fälle von temporären Gremien, deren Dokumente als Rechtsgrundlage für die Bestätigung von Befugnissen dienen

Organisation oder Beendigung ihrer Tätigkeit (zum Beispiel werden die Angelegenheiten der Liquidationskommission der Organisation in die Liste der Angelegenheiten der liquidierten Organisation aufgenommen);

Fälle von liquidierten Organisationen, deren Rechtsnachfolger die Organisation ist, wurden nicht durch Papierkram abgeschlossen. Rubriken gedruckter Veröffentlichungen (Bulletins, Tarife, Nachschlagewerke) sind in der Fallliste nicht enthalten.

Überschriften von Fällen zu Problemen, die innerhalb eines Jahres nicht gelöst wurden, sind „vorübergehend“ und werden mit demselben Index in die Liste der Fälle der Organisation für das nächste Jahr aufgenommen. In der Nomenklatur der Personaldienstakten zählen hierzu Personalakten, Arbeitsbücher und Buchführungsjournale (Bücher).

13. Konzept und Anforderungen an die Fallbildung im Personaldienst.

Als Fallbildung bezeichnet man üblicherweise die Gruppierung von Dokumenten zu Fällen entsprechend der Fallnomenklatur und die Systematisierung von Dokumenten innerhalb von Fällen.

Die Grundlage für die Bildung von Fällen ist die Nomenklatur der Fälle – ihre Anwesenheit erleichtert diesen Prozess erheblich, da dieses Dokument die Zusammensetzung der eröffneten Fälle und ihre Überschriften festlegt und wissenschaftlich fundierte Aufbewahrungsfristen festlegt, die durch nationale Regulierungsdokumente geregelt sind. Aber auch das bloße Vorhandensein einer qualitativ hochwertigen Fallnomenklatur hilft nicht, Fälle kompetent zu formulieren, wenn der dafür Verantwortliche die regulatorischen Anforderungen an die Fallbildung nicht kennt.

Es ist notwendig, die bestehenden Regeln für die Fallgestaltung einzuhalten, da deren Umsetzung:

Ermöglicht die schnelle Suche nach Dokumenten;

Ermöglicht die rationelle Bildung von Koffern und deren kompakte Lagerung, wodurch die Kosten für die Durchführung dieses Vorgangs gespart werden;

Beschleunigt und erleichtert die endgültige Bearbeitung von Dateien vor deren Übermittlung an das Archiv und reduziert die Arbeitskosten für die Bearbeitung von Dokumenten vor der Archivierung.

Erleichtert die Prüfung des Wertes von Dokumenten und deren Auswahl zur weiteren Aufbewahrung oder Vernichtung;

Gewährleistet die Sicherheit von Dokumenten, da die Möglichkeit einer dauerhaften Aufbewahrung von Dokumenten in Dateien mit vorübergehender Aufbewahrungsfrist ausgeschlossen ist;

Es handelt sich um einen Bereich des organisatorischen Informationsschutzes, der den unbefugten Zugriff auf vertrauliche und andere geschützte Informationen verhindert.

Ermöglicht Ihnen die Kontrolle der Verfügbarkeit und des Speicherorts von Dokumenten.

Unter einem Fall (Primärkomplex) versteht man eine Sammlung von Dokumenten, die sich auf ein Thema oder einen Tätigkeitsbereich beziehen und in einem separaten Umschlag (Registrar oder Ordner) untergebracht sind.

Die Arbeit der Fallbildung besteht aus den folgenden Vorgängen

Anordnung von Dokumenten in Ordnern (Akten) und Ablage von Dokumenten;

Anordnung von Dokumenten innerhalb von Dateien in einer bestimmten Reihenfolge;

Design der Gehäuseabdeckung.

Die ersten beiden Operationen werden täglich durchgeführt. Der Versicherungsschutz erfolgt bei Geschäftsaufnahme und nach Jahresende. Am Ende des Kalenderjahres bereite ich mich in der Personalabteilung vor) nächstes Jahr so viele Ordner, wie Fälle in der Nomenklatur aufgeführt sind. Register werden auf den Ordnerrücken übertragen.

Der Fall gilt als eröffnet, nachdem das erste ausgeführte Dokument in der Mappe abgelegt wurde.

Die Grundvoraussetzungen für die Fallbildung sind wie folgt:

1. Bei der Erstellung von Fällen ist es erforderlich, Dokumente nur in Fällen einzureichen, die in der Nomenklatur gemäß den darin festgelegten Überschriften vorgesehen sind. Daher ist eine der zwingenden Bedingungen für die Erstellung der Nomenklatur die Aufnahme aller Dokumente der Organisation (Struktureinheit). Treten im Laufe des Jahres Dokumente in der Organisation auf, die in der Nomenklatur nicht vorgesehen sind, werden diese zu eigenständigen Dateien zusammengefasst. Zu diesem Zweck ist es üblich, am Ende der Fallliste Fälle mit der herkömmlichen Bezeichnung „Reserve“ aufzunehmen.

2. Dokumente werden erst nach ihrer Ausführung in Akten abgelegt. h. die endgültige Lösung der darin aufgeworfenen Probleme. Das Dokument muss einen Vermerk über die Ausführung und Übermittlung der Dokumente an die Akte enthalten, was zu den erforderlichen Angaben gehört. Es sollte eine Zusammenfassung der Leistung enthalten, wenn kein Dokument zum Nachweis der Leistung vorliegt.

Liegt ein Antwortdokument vor, schreibt der Testamentsvollstrecker im unteren Feld handschriftlich: „Für Aktenzeichen...“, trägt das Datum und seine Unterschrift ein.

In branchenübergreifenden normativen Dokumenten, die das Verfahren zur Aufbewahrung von Dokumenten festlegen, ist es verboten, nicht erfüllte Dokumente, die auf eine Antwort warten, oder Dokumente, die mit „Rückgabefähig“ gekennzeichnet sind, in Akten abzulegen. Bei der Erstellung von Dokumenten wird die Richtigkeit der Dokumente überprüft – das Vorhandensein und die Echtheit von Unterschriften von Beamten, Daten, Registrierungsregistern, Vermerken zur Entziehung und Vollstreckung.

3. Dokumente werden in Fällen am Tag ihrer Ausführung eingereicht.

4.Dokumente können in Dateien mit allen Anhängen abgelegt werden und zusätzliche Materialien im Zusammenhang mit der Entscheidung dieses Problem. Wenn das Volumen der letzteren jedoch groß ist, ist es möglich, separate Dateien mit Dokumenten und Dateien mit Anhängen dazu zu erstellen. Zum Beispiel: Anordnungen getrennt von der Begründung ihres Erlasses, Protokolle getrennt von Entscheidungen.

5.Dokumente mit dauerhafter und vorübergehender Aufbewahrungsdauer werden in getrennten Dateien zusammengefasst. Basierend auf dieser Regel ist es üblich, Originale und Kopien, Jahres- und Quartalsberichte sowie Dokumente mit demselben Zweck (z. B. Verwaltungsdokumente), aber unterschiedlicher Konfession (Art) und Aufbewahrungsfrist – Bestellungen und – in getrennten Dateien zusammenzufassen Anweisungen.

6. Es sollte nicht gestattet sein, zwei oder mehr Kopien desselben Dokuments in Akten abzulegen: Dadurch werden die Akten mit unnötigen Dokumenten überfüllt, es entsteht zusätzlicher Zeitaufwand für die Suche nach Dokumenten und die Menge der gespeicherten Dokumente wird ungerechtfertigt erhöht. Die einzigen Ausnahmen können Kopien von Dokumenten sein, die Beschlüsse, Markierungen oder Visa enthalten, die den Inhalt der ersten Kopie des Dokuments ergänzen.

7.Jeder Karton sollte nicht mehr als 250 Blatt (30-40 mm) enthalten. Dickere Hüllen sind unpraktisch in der Anwendung. Wenn eine größere Anzahl von Dokumenten archiviert wird, sollte diese in Bände (Teile) aufgeteilt werden. Ein Fall, der aus mehreren Bänden besteht, muss einen gemeinsamen Titel und ein Fallregister mit der Hinzufügung der Bandnummer haben.

8. Fälle werden für das Kalenderjahr gebildet. Eine Ausnahme bilden sogenannte Umzugsfälle, bei denen es sich um Dokumente zu Sachverhalten handelt, die nicht innerhalb eines Jahres geklärt wurden. In der Personaldienstleistung zählen dazu Personalakten der Mitarbeiter, Buchhaltungsbücher und Logbücher.

In jedem Fall müssen Dokumente systematisiert werden, da die Reihenfolge der Anordnung der Dokumente innerhalb des Falles die Geschwindigkeit bestimmt, mit der Dokumente während ihrer betrieblichen Aufbewahrung gesucht und Informationen über das Verfahren zur Lösung eines bestimmten Problems erhalten werden. Darüber hinaus hängt die Menge an Informationen über den Fortschritt und die Lösung einzelner Probleme von der Einhaltung der Anforderung zur Systematisierung von Dokumenten innerhalb des Falles ab. Die Trennung zusammenhängender Dokumente für verschiedene Fälle erschwert die Unterzeichnung der erforderlichen Informationen. Das Grundprinzip der Systematisierung von Dokumenten in Fällen ist chronologisch. In diesem Fall werden die Dokumente nach Datum sortiert, beginnend mit dem frühesten und endend mit dem neuesten Datum; die Einhaltung dieser Regel stellt sicher, dass die Dokumente in der Akte in direkter chronologischer Reihenfolge angeordnet sind, was bei der Einreichung von Dokumenten an das Archiv zwingend erforderlich ist.

Prüfung zur Disziplin

GRUNDLAGEN DES GERICHTSVERFAHRENS

Durchgeführt : ___Ivanova O.A.____

(Nachname I.O.)

Student ___1___ Kurs __________ Spezial. ____

(Trainingszeit)

Gruppe_2-SWS-1_ Test-Nr. Bücher__14100218___

Unterschrift:_____________________________________________

Lehrer: _______________________________

(Nachname I.O.)

Berufsbezeichnung: ___

äh. Abschluss, akademisch Rang

Bewertung: _____________Datum _____________________

Unterschrift: _____

Sankt Petersburg

PLANEN

Einführung………………………………………………………………………………….

Kapitel 1. Nomenklatur der Fälle…………………………………………………

1.1 Das Konzept der „Nomenklatur der Fälle“, ihre Typen, die Indexierung der Fälle …………………

1.2 Verfahren zur Einreichung von Fällen…………………………………………….

1.3 Das Verfahren zur Erstellung und Genehmigung der Fallliste...

Kapitel 2. Praktische Aufgabe: Inventar zur Dokumentenvernichtung………

Abschluss………………………………………………………………………..

EINFÜHRUNG

Eine der wichtigsten Aufgaben der Dokumentationsunterstützung für das Management ist die Organisation der Aufbewahrung und Nutzung von Dokumenten, was deren obligatorische Systematisierung impliziert. Die Gewährleistung der Sicherheit von Dokumenten und deren schnelle Suche zur Lösung verschiedener Managementprobleme ist nur möglich, wenn die Organisation über eine Fallliste verfügt.

Das Verständnis, dass es notwendig ist, eine Fallliste zu erstellen und Fälle mit Managementdokumentation kompetent zu formulieren, geht in der Regel mit dem Wachstum und „Alter“ der Organisation einher. Von der Gründung eines Unternehmens an dauert es in der Regel mehrere Jahre, bis klar wird, dass der Prozess der zunehmenden Anzahl an Dokumenten bewältigt werden muss und es wichtig ist, deren Erfassung und Aufbewahrung sicherzustellen. Wenn sich eine große Anzahl an Dokumenten ansammelt, stellt sich die Frage, wie diese sortiert und auf die Fälle verteilt werden, was weiter aufbewahrt werden muss und was vernichtet werden kann. Die Lösung dieser Probleme ohne Fallliste ist sehr schwierig, wenn nicht sogar unmöglich.

KAPITEL 1. NOMENKLATUR DER FÄLLE

Das Konzept der „Fallnomenklatur“, ihre Typen, die Indexierung von Fällen

Bewegung von Dokumenten, d.h. Der Dokumentenfluss endet nach der Phase der Dokumentenausführung. Die in den erstellten Dokumenten enthaltenen Informationen sind jedoch für die weitere Arbeit der Organisation notwendig. Die Systematisierung von Dokumenten und damit der darin enthaltenen Informationen ist eine der wichtigsten Aufgaben in der Dokumentationsunterstützung für das Management und in der Tätigkeit des vorschulischen Bildungseinrichtungsdienstes. Vor der Übergabe an das Archiv der Organisation müssen Dokumente so aufbewahrt werden, dass sie leicht auffindbar sind, so dass ein unbefugter Zugriff auf sie verhindert werden kann, ihre Sicherheit und bestimmte Aufbewahrungsbedingungen (Schutz vor Licht, Staub usw.) gewährleistet werden können. Die Sicherstellung des etablierten Verfahrens zur Aufbewahrung von Dokumenten in der laufenden Büroarbeit ist eine Garantie für die korrekte und vollständige Bildung des Archivfonds der Organisation.

Dokumente werden gemäß der genehmigten Nomenklatur der Fälle zu Fällen zusammengefasst. Gemäß GOST R 51414-98:

Fall– eine Reihe von Dokumenten (Dokument), die sich auf ein Thema oder einen Tätigkeitsbereich beziehen und in einem separaten Umschlag untergebracht sind;

Fallbildung– Gruppierung ausgeführter Dokumente in einem Fall gemäß der Nomenklatur der Fälle und Systematisierung von Dokumenten innerhalb des Falles;

Liste der Fälle– eine systematisierte Liste der Namen der in der Organisation eröffneten Fälle mit Angabe der Aufbewahrungsfristen und in der vorgeschriebenen Weise erstellt.

Bei der Erstellung einer Fallliste ist es notwendig, sich an den Grundregeln für den Betrieb von Archiven von Organisationen, der staatlichen Haushaltsbildungseinrichtung und den Standardanweisungen für die Büroarbeit in Bundesvollzugsbehörden zu orientieren. Diese Dokumente legen die Art der Gegenstände sowie das Verfahren zu ihrer Vorbereitung, Durchführung, Koordination und Genehmigung fest.

Gemäß den Grundregeln für den Betrieb von Organisationsarchiven werden drei Arten von Aktennomenklaturen unterschieden: Standard-, Näherungs- und Individualnomenklaturen.

Typisch Die Fallnomenklatur wird für Organisationen erstellt, die in ihrer Tätigkeit und Struktur homogen sind, legt für sie eine einheitliche Fallzusammensetzung, eine einheitliche Indexierung dieser Fälle fest und ist ein normatives Dokument. In diesen Organisationen kann die Standardnomenklatur der Fälle ohne Änderungen oder Ergänzungen angewendet werden, wobei nur die Namen der Organisation und der Strukturabteilungen angegeben werden.

Ungefähr Die Nomenklatur der Fälle legt die ungefähre Zusammensetzung der in der Büroarbeit von Organisationen eröffneten Fälle fest, die in der Art ihrer Tätigkeit homogen, aber in der Struktur unterschiedlich sind, und hat empfehlenden Charakter.

Zur Zusammenstellung werden Standard- und ungefähre Nomenklaturen der Fälle verwendet Individuell Nomenklatur der Angelegenheiten, die jede Organisation haben sollte.

Liegt eine Standardnomenklatur vor, werden die Fallüberschriften daraus vollständig in die Einzelnomenklatur übernommen. Überschriften können unter Berücksichtigung der Besonderheiten der Aktivitäten der Organisation festgelegt werden. Aus der ungefähren Nomenklatur der Fälle werden die Namen der Fälle ausgewählt, die in einer bestimmten Organisation gebildet werden. Gleichzeitig können einige in der ungefähren Nomenklatur vorgesehene Fälle je nach Umfang der Dokumentation oder den Besonderheiten der Arbeit einer bestimmten Organisation zusammengefasst oder getrennt werden. Die in der Standard- bzw. Näherungsnomenklatur vorgesehenen Aufbewahrungsfristen für Fälle werden unverändert auf die Einzelnomenklatur übertragen.

In kleinen Organisationen ohne strukturelle Gliederung wird eine Fallnomenklatur erstellt, bei der es sich um eine systematische Liste aller in der Organisation im Laufe des Kalenderjahres eröffneten Fälle handelt. In großen Organisationen wird für jede Struktureinheit eine Nomenklatur erstellt und diese dann zusammengefasst Zusammenfassung Nomenklatur.

Die Nomenklatur der Angelegenheiten der Organisation sollte jedoch keine mechanische Verbindung der Nomenklaturen der Angelegenheiten struktureller Abteilungen darstellen. Bei der Erstellung werden die Fragen der Dokumentenvervielfältigung geklärt, d.h. Es werden die Arten der in der Organisation in mehreren Kopien erstellten Dokumente identifiziert, die Aufbewahrungsorte für das Original und die Kopien festgelegt und die Aufbewahrungsfrist entsprechend festgelegt. Überschriften, die ähnliche Gruppen von Dokumenten enthalten, werden bearbeitet.

Die Nomenklatur der Fälle ist ein multifunktionales Dokument, das für verschiedene Zwecke verwendet wird:

1) wird als Klassifizierungsschema bei der Fallbildung verwendet;

2) legt die Aufbewahrungsfrist für Dokumente fest;

3) wird anstelle eines Fallinventars als Abrechnungsdokument bei der Übermittlung von Fällen an das Archiv mit einer Aufbewahrungsfrist von bis zu 10 Jahren einschließlich verwendet; dient als Grundlage für die Erstellung von Akteninventaren mit Aufbewahrungsdauern über 10 Jahren und dauerhaft;

4) hat Referenzwert bei der Untersuchung der Struktur einer Organisation.

Fallindizierung

Zur praktischen Anwendung der Nomenklatur der Fälle sehr wichtig Den Fällen sind Symbole zugeordnet – Fallindizes. Wenn die Organisation klein ist und keine strukturellen Teile hat, basiert ihre Nomenklatur auf Produktion oder Funktionsdiagramm. In diesem Fall ist der Fallindex die fortlaufende Nummer in der Nomenklatur: 01, 02, 03 usw.

In der konsolidierten Nomenklatur enthält der Index jedes Falles das Symbol der Struktureinheit und die Seriennummer des Falles innerhalb der Struktureinheit. Beispielsweise bedeutet der Fallindex 02-03, dass der Fall in einer Struktureinheit gebildet wurde, der der Index „03“ zugewiesen wurde, und in der Nomenklatur der Fälle dieser Einheit trägt der Titel des Falles die Nummer „02“ (02). ). Die Indexierung der Struktureinheiten muss konstant sein und sich von Jahr zu Jahr wiederholen. Übertragende Fälle werden jeweils mit demselben Index in die Nomenklatur eingetragen.

Fallindizierung

Für die praktische Anwendung der Nomenklatur der Fälle sind die den Fällen zugeordneten Symbole – Fallindizes – von großer Bedeutung.

Wenn die Organisation klein ist und keine strukturellen Teile hat, wird ihre Nomenklatur nach einem Produktions- oder Funktionsschema aufgebaut. In diesem Fall ist der Fallindex die fortlaufende Nummer in der Nomenklatur: 01, 02, 03 usw.

In der konsolidierten Nomenklatur enthält der Index jedes Falles das Symbol der Struktureinheit und die Seriennummer des Falles innerhalb der Struktureinheit. Beispielsweise bedeutet der Fallindex 02-03, dass der Fall in einer Struktureinheit gebildet wurde, der der Index „03“ zugewiesen wurde, und in der Nomenklatur der Fälle dieser Einheit trägt der Titel des Falles die Nummer „02“ (02). ).

Die Indexierung der Struktureinheiten muss konstant sein und sich von Jahr zu Jahr wiederholen. Übertragende Fälle werden jeweils mit demselben Index in die Nomenklatur eingetragen.

Das Verfahren zur Registrierung und Zertifizierung der Fallliste

Die Nomenklatur der Akten wird nach einem einheitlichen Formular zusammengestellt, das von den Archivbehörden entwickelt und im staatlichen Dokumentationsverwaltungssystem und den Grundregeln für den Betrieb der Abteilungsarchive verankert wurde. Die Form der Nomenklaturen der Angelegenheiten einer Struktureinheit ist in Abb. 1 dargestellt.

Das Nomenklaturformular ist eine Tabelle mit fünf Spalten: Fallindizes, Falltitel, Anzahl der Bände, Haltbarkeitsdauer und Anmerkungen.

Die erste Spalte enthält den Index des in der Nomenklatur enthaltenen Falles. Am Ende jedes Abschnitts der Nomenklatur sind Reservenummern für die Festlegung zusätzlicher, nicht vorhersehbarer Fälle vorgesehen.

Die zweite Spalte enthält die Namen der Fallüberschriften.

Jeder Fall kann einen oder mehrere Bände umfassen. Dies wird am Ende des Amtsjahres bekannt gegeben. Daher wird die dritte Spalte – die Anzahl der Fälle (Bände, Teile) – genau dann ausgefüllt.

Geben Sie in der Spalte „Speicherfristen und Artikel auf der Liste“ die Speicherfrist für einen bestimmten Fall an und stellen Sie einen Link zur Liste (Standard oder Abteilung) her. Für einige Dokumente sind keine bestimmten Aufbewahrungsfristen festgelegt, sondern sie werden „bis zum Ablauf des Bedarfs“ (z. B. Weisungen höherer Organisationen zur Auskunftserteilung) oder „bis zu ihrer Ersetzung durch neue“ (z. B. Vorschriften, Weisungen) aufbewahrt. . In diesem Fall werden genau diese Markierungen in die Spalte eingetragen. Hier kann auch das Zeichen „EC“ angebracht werden, was bedeutet, dass der Fall am Ende des Amtsjahres einer Wertprüfung mit eventueller Zuweisung einiger Dokumente zur dauerhaften Aufbewahrung unterzogen werden muss.

In der Spalte „Anmerkungen“ werden während der gesamten Gültigkeitsdauer der Nomenklatur der Fälle zeitnah Vermerke über die Einrichtung neuer Fälle, über die Übergabe von Akten an das Archiv, über übertragbare Fälle, über die Zuordnung von Fällen gemacht Fälle zur Vernichtung usw.

Am Ende des Jahres wird in der Nomenklatur eine abschließende Aufzeichnung über die Kategorien und Mengen der eröffneten und in die Nomenklatur aufgenommenen Fälle erstellt.

Im Abschlussprotokoll wird die Anzahl der Fälle der dauerhaften Speicherung gesondert ausgewiesen, mit einer Speicherdauer von über 10 Jahren und mit einer Speicherdauer von bis zu 10 Jahren inklusive. Darüber hinaus wird die Anzahl der auf das nächste Jahr übertragenen Fälle angegeben.

Nach der endgültigen Eintragung wird die Unterschrift des Erstellers der Nomenklatur erstellt und das Datum der Anbringung angegeben.

Die Nomenklatur wird von der für die Dokumentationsunterstützung zuständigen Stelle oder Person zusammengestellt und mit dem Archiv des Unternehmens oder der Organisation abgestimmt. Es wird vom Leiter des Dienstes unterzeichnet und vom Leiter der Organisation genehmigt. Wenn die Dokumente zur staatlichen Aufbewahrung eingehen, wird die Liste der Fälle erst danach zur Genehmigung an das Staatsarchiv gesendet, das die Akten dieser Organisation erhält die vom Leiter der Organisation genehmigt wird.

Das Fallverzeichnis einer Struktureinheit ist in dreifacher Ausfertigung zu erstellen. Ein Exemplar wird im Dienst der vorschulischen Bildungseinrichtung aufbewahrt, das zweite im Archiv, das dritte dient in der Struktureinheit als Nachschlagewerk für die Fallbildung.

Das Geschäftsverzeichnis der Organisation (konsolidiert) muss in vierfacher Ausfertigung erstellt werden. Es werden zwei Kopien vereinbart und genehmigt, von denen eine im Dienst der vorschulischen Bildungseinrichtung der Organisation aufbewahrt wird und ein Dokument zur dauerhaften Aufbewahrung ist. Dieses Exemplar ist in der konsolidierten Nomenklatur im Abschnitt „DOW-Service“ enthalten. Die zweite Kopie wird im Staatsarchiv aufbewahrt, mit dem die Nomenklatur vereinbart wurde, die dritte ist eine Arbeitskopie und die vierte wird für Auszüge verwendet, die vom Dienst der vorschulischen Bildungseinrichtung beglaubigt und an die entsprechenden Struktureinheiten weitergeleitet werden Feststellung von Fällen.

In der Praxis der vorschulischen Bildungseinrichtung sind die den Fällen zugeordneten Symbole – Fallindizes – von großer Bedeutung. Wie sie zusammengestellt und verwendet werden, verraten wir Ihnen im Artikel.

Aus dem Artikel erfahren Sie:

Fallindex: Definition des Begriffs

Fallindex nach Fallnomenklatur

In den meisten Organisationen Liste der Fälle(ND) werden im Laufe des Kalenderjahres durchgeführt. Das Dokument tritt am 1. Januar in Kraft und verliert am 31. Dezember seine Gültigkeit

Die Liste der Fälle ist Tabelle mit fünf Spalten. Wenn Sie eine ND kompilieren, arbeiten Sie mit vier Spalten. Darin geben Sie in der Spalte „Notizen“ Fallindizes und -titel, Speicherfristen mit Quellenangabe, Notizen zu Fällen an. Bei der Zusammenstellung der Nomenklatur bleibt nur die dritte Spalte frei. Sie kommt später, wenn das Kalenderjahr endet, an die Reihe. In der dritten Spalte der Fallliste tragen wir handschriftlich die tatsächliche Fallzahl ein, die im Laufe des Jahres generiert wurde.

Die dritte Spalte enthält die Anzahl der Kartons in Lagereinheiten. Die Aktenspeichereinheit oder die Archivdokumentenspeichereinheit ist ein Datenträger, wenn es sich um eine Papierdatei handelt, oder ein elektronisches Speichermedium, wenn es sich um eine elektronische Datei handelt.

Geben Sie in der dritten Spalte nicht die Anzahl der Dokumente gemäß an Logbuch Wenn beispielsweise im Laufe des Jahres 305 Bestellungen registriert wurden, geben einige in der Nomenklatur 305 Fälle an. Es ist auch falsch, in allen Spalten die Zahl 1 anzugeben, die anzeigt, dass der Fall eröffnet wurde. Es ist klar, dass es festgestellt wurde, sonst wäre es nicht in der ND enthalten. Auch der Wert 0 in der Fallliste ist nicht zulässig: Damit zeigen Sie, dass Sie dem Dokument einen nicht vorhandenen Fall hinzugefügt haben. Dies sollte nicht passieren, da die Nomenklatur der Fälle den aktuellen Stand des Dokumentenfonds der Organisation im laufenden Kalenderjahr widerspiegelt.

Überschriften können der Nomenklatur nicht in Reserve hinzugefügt werden, gekennzeichnet mit der Nummer 0. Bei der Vorbereitung der ND für das nächste Jahr umfasst jeder Abschnitt Fälle, die definitiv in der Organisation durchgeführt werden. Tritt im Laufe des Jahres ein neuer Fall auf, wird dieser handschriftlich in die bereits genehmigte Nomenklatur für freie Leitungen eingetragen.

BEISPIEL

Die Sekretärin, die mit dem Abschnitt „Management“ der Nomenklatur der Fälle arbeitet, weiß mit Sicherheit, dass der Fall nächstes Jahr bearbeitet wird. Logbuch„Eingehende Dokumente“ wird es auf jeden Fall „Anordnungen zu Kerntätigkeiten“ und „Anordnungen zu Verwaltungs- und Wirtschaftsfragen“ geben. Auf „Korrespondenz zu den Haupt-(Kern-)Aktivitäten“ kann das Unternehmen nicht verzichten. Jedes Unternehmen hat seine eigene Liste und jede Sekretärin kann diese problemlos zusammenstellen. Alle diese Überschriften werden in der Fallliste enthalten sein.

Es ist jedoch nicht bekannt, ob die Datei „Korrespondenz mit Positive LLC“ in dem Abschnitt angezeigt wird. Auch wenn mit diesem Unternehmen aktiv Verhandlungen geführt werden, kann man sich dessen nicht absolut sicher sein. Insbesondere in solchen Fällen bleiben bei der Entwicklung von ND am Ende jedes Abschnitts freie Zeilen übrig. In einer dieser Zeilen kann die Datei „Korrespondenz mit Positive LLC“ eingegeben werden, sofern sie erscheint.

KRIPPE

Erinnern wir uns: Die Nomenklatur der Fälle ist ein Buchhaltungsdokument, eine systematische Liste der in der Organisation erstellten Falltitel mit Angabe ihrer Aufbewahrungsfristen. Fall – ein Dokument oder eine Reihe von Dokumenten, die sich auf ein Thema oder einen Tätigkeitsbereich beziehen und in einem separaten Umschlag untergebracht sind (Absätze 94 und 95 von GOST R 7.0.8-2013 „System der Standards für Informationen, Bibliothek“) und Veröffentlichung. Aufzeichnungen und Archivierung. Begriffe und Definitionen").

Index des Dokuments in der Datei

Wir alle sind es gewohnt, ein Dokument nach der Ausführung in einem Aktenordner abzulegen. Am häufigsten kaufen Organisationen Registerordner mit einer Rückenbreite von 9 cm, die bis zu 500 Blatt fassen. Und in einem Band sollten gemäß den Archivierungsregeln (Ziffer 4.20) nicht mehr als 250 Blätter enthalten sein. Um die Anzahl der Bände eines Koffers zu berechnen, müssen Sie daher die Anzahl der Ordner, in die er gebunden ist, mit zwei multiplizieren.

BEISPIEL

Die Datei „Korrespondenz zur Haupt(kern)tätigkeit“ wird in einem Regal in 12 Ordnern präsentiert. Das bedeutet, dass in der Fallliste in der dritten Spalte gegenüber diesem Fall die Nummer 24 steht. Und für 2017 gab es nur wenige Protokolle, kaum genug für einen halben Ordner. In der dritten Spalte der Datei „Protokolle“ tragen wir die Zahl 1 ein.

Zu unterscheiden sind Fälle, die im Laufe des Jahres nicht abgeschlossen werden, von Fällen, die im ausgehenden Jahr abgeschlossen und im neuen Jahr begonnen werden.

BEISPIEL

Der Fall „Aufträge für Kernaktivitäten“ ist nicht übertragbar: Wir haben Aufträge für 2015, 2016 und jetzt für 2017. Im Jahr 2018 wurde der Fall erneut aufgerollt. Der 2016 begonnene Fall „Dokumente zum Gericht mit Romashka LLC“ wird jedoch erst abgeschlossen, wenn eine Entscheidung über den Fall getroffen wird und alle Verpflichtungen erfüllt sind. Es kann lange dauern, sich von Jahr zu Jahr zu ändern. Fälle dieser Kategorie zeichnen sich dadurch aus, dass sie in der Regel personalisiert sind: nicht nur Gerichtsdokumente, sondern Gerichtsdokumente mit einer bestimmten Organisation.

Im ND, gegenüber dem Verteilergetriebe, wird die Anzahl seiner Einheiten zum Zeitpunkt der Schließung des Artikels eingetragen. Es wäre nicht überflüssig, in der Spalte „Anmerkung“ zu vermerken, dass sich die Angelegenheit bewegt. Dies ist auch nützlich, um eine endgültige Aufzeichnung zu erstellen, in der die Anzahl der Umzugsfälle jeder Kategorie separat berücksichtigt wird.

BEISPIEL

Nehmen wir als Beispiel den bedingten Abschnitt „Management“ der Nomenklatur der Organisation (Beispiel unten). Beachten Sie die letzten drei Fälle: Sie wurden innerhalb eines Jahres eröffnet und daher manuell in speziell freigelassene Zeilen eingegeben. Die Anzahl der Fälle wurde auf allgemeine Weise berechnet.

Probe. Abschnitt „Management“ der ND mit ausgefüllter dritter Spalte

Einen letzten Eintrag machen

Nachdem Sie die dritte Spalte der ND ausgefüllt haben, können Sie einen endgültigen Eintrag vornehmen. Zählen Sie dazu die Anzahl der Fälle verschiedener Kategorien. Die Form der endgültigen Aufzeichnung wird zusammen mit der Form der Aktennomenklatur in der Archivordnung dargestellt und ist integraler Bestandteil der ND. Dies ist nicht einmal ein Anhang dazu, sondern ein vollwertiger Abschnitt. Bei der Zusammenstellung von ND nach der Haupttabelle mit Überschriften und Haltbarkeit Außerdem wird eine zusammenfassende Datensatztabelle erstellt. Die Spalten waren das ganze Jahr über leer, und erst jetzt, wenn die genaue Zahl der im Laufe des Jahres eingereichten Fälle bekannt ist, ist es an der Zeit, sie zu füllen. Füllen Sie zunächst diese Tabelle für den Abschnitt „Handbuch“ aus (Beispiel unten). Tragen Sie darin die Gesamtzahl der Dateien mit permanenter und temporärer Speicherdauer ein. Zählen Sie für jede Fallkategorie die Anzahl der Fälle, die im vergangenen Kalenderjahr nicht abgeschlossen wurden – die Fälle, die noch laufen, und die Fälle mit dem EG-Zeichen.

Probe. Letzter Eintrag zur Liste der Fälle im Abschnitt „Management“.

Beachten Sie! Die geschlossene ND verbleibt zur betrieblichen Aufbewahrung beim Sekretariat

Nachdem Sie die dritte Spalte und den letzten Eintrag für den Abschnitt „Management“ der ND ausgefüllt haben, helfen Sie Ihren Kollegen aus den Abteilungen, dasselbe zu tun. Wir empfehlen Ihnen, Informationen nicht elektronisch zu sammeln, sondern persönlich in jede Abteilung zu kommen und mit ihren Mitarbeitern zusammenzuarbeiten.

Wenn Sie die Anzahl der Fälle für jeden Abschnitt der ND zählen, nehmen Sie einen endgültigen Eintrag für die konsolidierte Liste der Fälle vor. Sie wird, ebenso wie die Angaben in der dritten Spalte, in allen Kopien des Dokuments handschriftlich eingetragen (Beispiel unten).

Probe. Endgültiger Eintrag in der konsolidierten Fallliste

Wenn die Organisation eine Rekrutierungsquelle für den Staat (kommunal) ist Archiv, dann muss sie die endgültigen Informationen an das Archiv übertragen, dem sie unterstellt ist. Hierzu gibt es im endgültigen Anmeldeformular einen besonderen Hinweis. Organisationen, die keine Erwerbsquellen des staatlichen (kommunalen) Archivs sind, benötigen ein solches Zeichen nicht und können es aus den Dokumenten entfernen.