Регистрация документов – запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт ею создания, получения или отправления.

Целью регистрации является осуществление учета, контроля за исполнением документов и их поиска. С регистрацией документов связано решение таких задач, как:

Обеспечение сохранности документов;

Организация информационно-поисковых массивов.

По регистрационным формам можно получить данные о поступлении и отправке документов, их местонахождении, сроках и др.

Многие документы, создаваемые в учреждениях и организациях, приобретают юридическую силу только после их регистрации. Например, приказ вступает в силу и начинает действовать только с момента его регистрации. Письмо, отправляемое из организации, получает официальный характер только при наличии исходящего регистрационного номера; присвоение входящему документу регистрационного индекса является фиксацией факта его получения и установления ответственности организации за его исполнение или использование содержащейся в нем информации.

ПРАВИЛА РЕГИСТРАЦИИ

Регистрации подлежат документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях. В делопроизводстве кадровой службы создаются документы, которые регистрируются с целью придания им юридической силы (приказы, письма, докладные записки и др.). Большая часть регистрационных массивов в кадровом делопроизводстве формируется с целью учета особо ценных документов (трудовых книжек, личных дел, командировочных удостоверений и др.).

Документы регистрируют в пределах отдельных групп в зависимости от вида документа, количества документов одного вида, автора, содержания. Например, в отдельные массивы при регистрации в любой организации выделяют приказы по личному составу. Но при большом объеме этих документов они могут быть разделены по критерию срока хранения на два массива - приказы по личному составу (срок хранения 75 лет) и приказы об отпусках, командировках, взысканиях, дежурствах (срок хранения 5 лет). Возможна регистрация по отдельным видам: приказы о приеме, приказы о переводе, приказы об увольнении и т. д. В пределах каждого выделенного массива документам при регистрации присваивают порядковый номер и регистрационный индекс.

Входящие документы регистрируются в день поступления, исходящие и внутренние - в день подписания. Телеграммы и факсы регистрируют в момент получения и сразу же передают адресату.

ИНДЕКСАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ ПРИ РЕГИСТРАЦИИ

Индексация документов - это присвоение при регистрации документу порядкового (регистрационного) номера и необходимых условных обозначений, позволяющих определить структурное подразделение или должностное лицо, являющееся автором документа, место его хранения. Индексы используются при поиске, учете, систематизации документов. Регистрационные индексы на входящем документе проставляют на нижнем поле, на исходящих и внутренних - в заголовочной части документа.

Регистрационный индекс состоит из порядкового номера документа в пределах выделенного массива и условных обозначений, например, группы документов или структурного подразделения, индекса дела по номенклатуре. В течение года регистрационный индекс не повторяется и представляет собой основной поисковый признак документа.

В индексах обозначение массива и порядковый номер отделяют друг от друга дефисом или наклонной чертой. Например, 145-ЛС, или 145/ЛС, где 145 - порядковый номер документа в регистрируемом массиве, ЛС - обозначение приказов по личному составу.

Индекс распорядительных документов, как правило, состоит из порядкового номера, присваиваемого документу в пределах года.

В небольших организациях обычно используется простая система индексации - к порядковому номеру приказа добавляют буквенные индексы "К" (кадры) или "ЛС" (личный состав). Так как приказы по личному составу издаются, регистрируются и хранятся отдельно от приказов по основной деятельности, то в данном случае индексы помогают отличить их от приказов по основной деятельности.

Ряд кадровых служб регистрируют с индексом "ЛС" приказы долговременных сроков хранения, с индексом "К" - кратковременных.

В крупных кадровых службах разрабатывается система индексации, устанавливающая для разных кадровых приказов различные буквенные обозначения. Например, индекс "К" прибавляют к номеру приказов о движении кадров (прием, перевод, увольнение). Но при большой штатной численности и различных категориях персонала (специалисты, руководители, рабочие, служащие) к первоначальному индексу "К" приходится разрабатывать условные обозначения приказов по каждой категории персонала.

Формирование системы индексации документов является достаточно индивидуальной процедурой и определяется правилами регистрации документов, принятыми в той или иной организации, и зависит, прежде всего, от количества издаваемых приказов. В больших организациях, где количество персонала исчисляется в тысячах и соответственно количество кадровых приказов также будет очень значительным, а каждый вид кадрового приказа будет создаваться и регистрироваться в отдельных структурных подразделениях кадровой службы, целесообразна разработка системы индексов, позволяющих отличать каждую разновидность приказа. Например, "П" - приказы о приеме на работу, "ПР" - приказы о приеме на работу рабочих, "ПС" - о приеме специалистов (ИТР); "К" - командировки, "КВ" - внутренние командировки и т. д. В таком случае система индексации должна быть закреплена в инструкции о делопроизводстве кадровой службы.

Индексы проставляются на входящих документах (кроме приложений), на исходящих документах (кроме приложений) и их копиях, которые остаются в делах организации, на внутренних документах и приложениях к ним.

12. Понятие и требования к номенклатуре дел кадровой службы.

Номенклатура дел - это систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков хранения, оформленный по установленной форме1 .

В этом определении следует обратить внимание на то, что номенклатура дел должна:

Закрепить систематизацию всех документов:

Быть оформлена в соответствии с существующими в нормативно-методических документах Росархива правилами. Номенклатура дел разрабатывается с целью:

Обеспечения порядка в процессе подшивки документов в дела (т. е. формирования дел);

Учета количества дел, заведенных в структурном подразделении (и организации в целом) за год;

Индексации дел;

Составления описей при сдаче документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения в архив;

Учета в архиве документов временного (до 10 лет) хранения документов.

При разработке конкретной номенклатуры дел пользуются нормативными документами Росархива, регламентирующими методику составления и оформления номенклатуры дел, и типовым перечнем документов с указанием сроков хранения, кроме того, существенную помощь в составлении номенклатуры дел на будущий год могут оказать номенклатуры дел за прошлые годы.

Различают три типа номенклатур дел:

Типовая (устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций, и является нормативным документом),

Примерная (устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов и носит рекомендательный характер),

Индивидуальная номенклатура дел конкретной организации.

Типовые и примерные номенклатуры дел используются дпя составления индивидуальной номенклатуры дел; из них без изменений переносятся в индивидуальную номенклатуру дел заголовки дел и сроки хранения документов.

Номенклатура дел составляется в конце календарного года делопроизводственной службой организации и вводится в действие с января очередного года.

Номенклатура дел кадровой службы является разделом общей номенклатуры; ее проект готовит один из сотрудников, подписывает руководитель службы. Делопроизводственная служба организации может вносить изменения и корректировки в подготовленный проект (уточнять заголовки дел, сроки хранения и др.).

Номенклатура дел организации тиражируется в необходимом количестве экземпляров.Ёе первый экземпляр хранится в службе делопроизводства, второй - используется службой делопроизводства в качестве рабочего экземпляра, третий - находится в качестве учетного документа в архиве организации, четвертый -в государственном архиве, источником комплектования которого является данная организация.

После утверждения общей номенклатуры дел кадровая служба получает выписку из нее, которая и является основой формирования документов в дела на протяжении календарного года. Номенклатура дел помещается рядом со стеллажом (полками, шкафами, сейфами), на котором хранятся дела, и используется в течение года для подшивки документов (формирования дел).

Номенклатура дел организации оформляется по аналогии с другими внутренними документами и имеет следующие реквизиты:

Наименование организации,

Наименование вида документа (номенклатура дел),

Место разработки,

Срок действия.

Справа располагается гриф утверждения. Номенклатура дел организации и структурного подразделения имеет отличия по составу реквизитов, их расположению и оформлению.

Информация номенклатуры дел оформляется в виде таблицы:

Индекс дела (1), Заголовок дела (2), Кол-во единиц хранения (3), Срок хранение дела и № статей по перечню (4), Примечание (5) - название заголовков. Под ними пишется: "Название раздела"

Названиями разделов номенклатуры дел организации будут названия структурных подразделений, расположенные в последовательности, соответствующей штатному расписанию или утвержденной структуре. После структурных подразделений в порядке значимости должны располагаться названия общественных организаций.

Если организация не имеет структурного деления, номенклатура дел строится по производственно-отраслевой или функциональной системе; названия ее разделов определяются содержанием управленческих функций и направлений деятельности организации.

Таблица в готовой номенклатуре должна быть заполнена, за исключением графы 3, которая оформляется по окончании календарного года, когда становится ясно, сколько документов отложилось в деле. Если количество документов с постоянным и долговременным сроком хранения (свыше 10 лет) превышает 250 страниц, то дело делят на тома (части) и сведения об этом фиксируются в графе 3.

В графе 4, помимо срока хранения каждого дела, должны быть проставлены номера статей по перечню.

странице сделать общую ссылку на его название и выходные данные. Если, помимо типового перечня, использовались типовая или примерная номенклатура дел, законодательные акты или нормативные документы, по которым установлены сроки хранения дела, то должна быть ссылка на эти документы.

Если в номенклатуре встречаются заголовки дел, содержащих документы, срок хранения которых не предусмотрен типовым или ведомственным перечнем документов, то срок их хранения устанавливается экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) соответствующего архивного учреждения по представлению ведомственного архива и центральной экспертной комиссией (ЦЭК) или экспертной комиссией (ЭК) организации. В этом случае рядом а, сроком хранения указывается соответствующая экспертная комиссия.

номенклатуры кадровая служба указывает: названия перечней документов со сроками их хранения, использованных при определении сроков хранения дел; делает отметки:

О заведении дел;

Переходящих делах;

Выделении дел к уничтожению;

Лицах, ответственных за формирование дел;

Передаче дел в другую организацию для продолжения. По окончании календарного года кадровой службой организации

в конце номенклатуры дел заполняется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов, частей), отдельно постоянного и временного хранения. Итоговая запись и сведения графы 3 "работают" на выполнение учетной функции номенклатуры дел. Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры дел организации, в обязательном порядке сообщаются ведомственному архиву, о чем в номенклатуре делается отметка с указанием должности лица, сделавшего отметку, его подписи и расшифровки подписи. Форма итоговой записи к номенклатуре дел организации унифицирована.

Номенклатура дел организаций, которые сдают документы на хранение, согласовывается с архивным учреждением не реже чем раз в пять лет. Чаще (независимо от срока ее согласования) это необходимо делать в том случае, если произошло коренное изменение функций, направлений деятельности или организационной структуры организации. В этом случае номенклатура дел составляется, согласовывается и утверждается заново.

Утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного хранения и включается в раздел номенклатуры службы делопроизводства.

Конкретная номенклатура дел должна предусмотреть заголовки дел для всех документов, образующихся в деятельности организации (входящих, исходящих, внутренних), а также:

Для группировки документов с грифами "Для служебного пользования" (ДСП), "Конфиденциально", "Коммерческая тайна" и справочных картотек, журналов (книг) учета документов выдачи и учета трудовых книжек, командировок, справок и др.;

Дел временно действующих органов, документы которых служат правовым основанием для подтверждения полномочий

организации или прекращения ее деятельности (например, дела ликвидационной комиссии организации включаются в номенклатуру дел ликвидируемой организации);

Не завершенных делопроизводством дел ликвидированных организаций, правопреемником которых является организация. Не включаются в номенклатуру дел заголовки печатных изданий (бюллетени, тарифы, справочники).

Заголовки дел по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются "переходящими" и вносятся в номенклатуру дел организации следующего года с тем же индексом. В номенклатуре дел кадровой службы к таким делам относятся личные дела, трудовые книжки, журналы (книги) учета.

13. Понятие и требования к формированию дел в кадровой службе.

Формированием дел принято называть группировку документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизацию документов внутри дел.

Основой формирования дел является номенклатура дел - ее наличие во многом облегчает этот процесс, т. к. в этом документе креплены состав заводимых дел и их заголовки, установлены на научно обоснованные, регламентированные общегосударственными нормативными документами сроки хранения. Но само по себе наличие даже качественной номенклатуры дел не поможет грамотно формировать дела, если тому, кто несет за это ответственность, неизвестны нормативные требования к формированию дел.

Придерживаться существующих правил формирования дел необходимо, поскольку их выполнение:

Позволяет оперативно осуществлять поиск документов;

Дает возможность рационального формирования дел и их компактного хранения, тем самым экономит затраты на выполнение этой операции;

Ускоряет и облегчает окончательное оформление дел перед сдачей в архив, сокращает трудозатраты на предархивную обработку документов;

Облегчает проведение экспертизы ценности документов, их отбор для дальнейшего хранения или уничтожения;

Обеспечивает сохранность документов, т. к. исключается возможность попадания документов постоянного хранения в дела с временными сроками хранения;

Является одним из направлений организационной защиты информации, предупреждает несанкционированный доступ как к конфиденциальной, так и к иной служебной информации;

Позволяет осуществлять контроль за наличием и местонахождением документов.

Делом (первичным комплексом) считается совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности и помещенных в отдельную обложку (регистратор или скоросшиватель).

Работа по формированию дел состоит из следующих операций

Раскладки документов по папкам (делам) и подшивки документов;

Расположения документов внутри дел в определенной последовательности;

Оформления обложки дела.

Первые две операции выполняются ежедневно. Оформление обложек проводят при заведении дел и после завершения года. В конце календарного года в кадровой службе заготавливаю) следующий год столько папок, сколько дел числится в номенклатуре. На корешки папок переносят индексы.

Дело считается заведенным после подшивки в папку перш исполненного документа.

Основные требования к формированию дел сводятся к следующему:

1.При формировании дел необходимо соблюдать подшивку документов только в дела, предусмотренные номенклатур в соответствии с установленными в ней заголовками. Поэтому одним из обязательных условий составления номенклатуры является включение в нее всех документов организации (структурного подразделения). Если в течение года в организации появляются документы, не предусмотренные номенклатурой, они формируются в самостоятельные дела. Для этого в конце номенклатуры дел принято предусматривать дела с условным названием "Резерв".

2.Документы подшиваются в дела только после их исполненият. е. окончательного решения затрагиваемых в них вопросов. Вдокументе должна быть отметка об исполнении и направлении документов в дело, которая является одним из обязательных реквизитов. Она должна включать краткие сведения об исполнении, если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении.

При наличии ответного документа на нижнем поле исполнитель от руки пишет: "В дело №...", проставляет дату и свою подпись.

В нормативных документах межотраслевого действия, устанливающих порядок хранения документов [запрещено подшивать в дела неисполненные, ожидающие ответа документы, документы с пометкой "Подлежит возврату". В процессе формирования документов проверяется правильность оформления документов - наличие и подлинность подписей должностных лиц, дат, регистрационных индексов, отметки о снятии с контроля и об исполнении.

3.Документы подшиваются в дела в день их исполнения.

4.Документы могут подшиваться в дела со всеми приложениями и дополнительными материалами, относящимися к решению данного вопроса. Однако при большом объеме последних допускается формировать раздельно дела с документами и дела с приложениями к ним. Например: приказы отдельно от оснований для их издания, протоколы отдельно от решений.

5.Документы постоянного и временного срока хранения формируются в отдельные дела. Исходя из этого правила, принято формировать в отдельные дела подлинники и копии, годовые и квартальные отчеты, а также документы одного назначения (например, распорядительные), но разных номиналов (видов) и сроков хранения - приказы и распоряжения.

6.Не следует допускать, чтобы в дела подшивались два и более экземпляра (копии) одного и того же документа: это засоряет дела ненужными документами, вызывает дополнительные затраты времени на поиск документов, неоправданно увеличивает объем хранимых документов. Исключение могут составлять лишь те копии документов, которые имеют какие-либо резолюции, пометы, визы, дополняющие содержание первого экземпляра документа.

7.Каждое дело должно содержать неболее 250 листов(30-40 мм). Более толстые дела неудобны в пользовании. Если в дело откладывается большее количество документов, его следует делить на тома (части). Дело, состоящее из нескольких томов, должно иметь общий заголовок и индекс дела с добавлением номера тома.

8.Дела формируются за календарный год. Исключение составляют так называемые переходящие дела, которые содержат документы по вопросам, не решенным в течение одного года. В кадровых службах к таким делам относятся личные дела работников, хниги учета, журналы регистрации.

Внутри каждого дела документы должны быть систематизированы, т. к. от последовательности расположения документов внутри дела зависит скорость поиска документов во время их oпeративного хранения, получения информации о порядке решения того или иного вопроса. Кроме того, от соблюдения требовании к систематизации документов внутри дела зависит и объем ин формации о ходе и решении отдельных вопросов. Разобщение взаимосвязанных документов по разным делам осложнит подпись необходимой информации. Основной принцип систематизации документов в делах хронологический. При этом документы рас полагаются по датам, начиная с самой ранней и заканчивая самой поздней, соблюдение этого правила обеспечивает расположение документов внутри дела в прямой хронологической последовательности, которая является обязательной при сдаче документов в архив.

Контрольная работа по дисциплине

ОСНОВЫ ЮРИДИЧЕСКОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

Выполнила: ___Иванова О.А.____

(Фамилия И.О.)

Студентка ___1___ курса __________ спец. ____

(срок обучения)

группа_2-ЮЗС-1_ № зачет. книжки__14100218___

Подпись:__________________________­­___________

Преподаватель: _______________________________

(Фамилия И.О.)

Должность: ___

уч. степень, уч. звание

Оценка: _____________Дата _____________________

Подпись: _____

Санкт-Петербург

ПЛАН

Введение………………………………………………………………….

Глава 1. Номенклатура дел…………………………………………………

1.1 Понятие «номенклатура дел», ее виды, индексация дел…………………

1.2 Порядок оформления дел………………………………………………….

1.3 Порядок составления и утверждения номенклатуры дел…

Глава 2. Практическое задание: опись на уничтожение документов………

Заключение………………………………………………………………………..

ВВЕДЕНИЕ

Одна из самых важных задач документационного обеспечения управления - организация хранения и использования документов, что предполагает их обязательную систематизацию. Обеспечение сохранности документов, их быстрого поиска для решения самых разных управленческих проблем возможно только при наличии в организации номенклатуры дел.

Понимание того, что нужно составлять номенклатуру дел и грамотно формировать дела с управленческой документацией, как правило, приходит с ростом и «возрастом» организации. Обычно проходит несколько лет с момента создания компании, прежде чем становится очевидным, что процессом роста количества документов нужно управлять и важно обеспечить их учет и хранение. Когда накапливается значительное количество документов, возникают вопросы: как их разобрать и распределить по делам, что нужно хранить дальше, а что можно уничтожить. Решить эти задачи без номенклатуры дел очень сложно, если вообще возможно.

ГЛАВА 1. НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

Понятие «номенклатура дел», ее виды, индексация дел

Движение документов, т.е. документооборот, заканчивается после этапа исполнения документов. Однако информация, содержащаяся в исполненных документах, необходима в дальнейшей работе организации. Систематизация документов и, следовательно, содержащейся в них информации – одна из важнейших задач в документационном обеспечении управления, в деятельности службы ДОУ. Документы до передачи их в архив организации должны храниться так, чтобы их легко можно было найти, чтобы можно было предотвратить несанкционированный доступ к ним, обеспечить их сохранность и определенные условия хранения (защита от света, пыли и т.п.). Обеспечение установленного порядка хранения документов в текущем делопроизводстве – гарантия правильного и полного формирования архивного фонда организации.

Документы формируются в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел. Согласно ГОСТ Р 51414-98:

дело – совокупность документов (документ), относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку;

формирование дела – группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела;

номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков хранения и оформленный в установленном порядке.

При составлении номенклатуры дел необходимо руководствоваться Основными правилами работы архивов организаций, ГСДОУ, Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органных исполнительной власти. В этих документах устанавливаются виды номенклатур, порядок их составления, оформления, согласования и утверждения.

В соответствии с Основными правилами работы архивов организаций различают три вида номенклатур дел: типовая, примерная и индивидуальная.

Типовая номенклатура дел составляется для организаций, однородных по характеру деятельности и структуре, устанавливает для них типовой состав дел, единую индексацию этих дел и является нормативным документом. Типовая номенклатура дел может быть применена в этих организациях без внесения в нее каких-либо изменений и дополнений, конкретизируя только наименования организации и структурных подразделений.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, однородных по характеру деятельности, но разных по структуре, и носит рекомендательный характер.

Типовая и примерная номенклатуры дел используются для составления индивидуальной номенклатуры дел, которую должна иметь каждая организация.

При наличии типовой номенклатуры заголовки дел из нее полностью переносятся в индивидуальную. Заголовки могут конкретизироваться с учетом специфики деятельности организации. Из примерной номенклатуры дел выбираются названия тех дел, которые образуются в конкретной организации. При этом некоторые дела, предусмотренные в примерной номенклатуре, могут объединяться или разъединяться в зависимости от объема документации или специфики работы данной организации. Сроки хранения дел, предусмотренные типовой или примерной номенклатурой, переносятся в индивидуальную номенклатуру дел без изменений.

В небольших организациях, не имеющих структурного деления, составляется одна номенклатура дел, которая представляет собой систематизированный перечень всех дел, заводимых в организации в течение календарного года. В крупных организациях номенклатура составляется для каждого структурного подразделения, затем они объединяются в сводную номенклатуру.

Однако номенклатура дел организации не должна представлять собой механическое соединение номенклатур дел структурных подразделений. При ее составлении уточняются вопросы дублетности документов, т.е. выявляются виды документов, создаваемых в организации в нескольких экземплярах, определяются места хранения подлинника и копий и соответственно проставляется срок хранения. Редактируются заголовки, содержащие однотипные группы документов.

Номенклатура дел – это многофункциональный документ, используемый для различных целей:

1) используется как схема классификации при формировании дел;

2) определяет срок хранения документов;

3) используется вместо описи дел как учетный документ при сдаче в архив дел со сроками хранения до 10 лет включительно; служит основой для составления описей на дела со сроками хранения свыше 10 лет и постоянного;

4) имеет справочное значение при изучении структуры организации.

Индексация дел

Для практического использования номенклатуры дел большое значение имеют условные обозначения, присваиваемые делам – индексы дел. Если организация небольшая и не имеет структурных частей, ее номенклатура строится по производственной или функциональной схеме. В этом случае индексом дела будет его порядковый номер в номенклатуре: 01, 02, 03 и т.д.

В сводной номенклатуре в индекс каждого дела входит условное обозначение структурного подразделения и порядковый номер дела в пределах структурного подразделения. Например, индекс дела 02-03 означает, что дело было сформировано в структурном подразделении, которому присвоен индекс «03», и в номенклатуре дел данного подразделения заголовок дела располагается под номером «02» (02). Индексация структурных подразделений должна быть постоянной и повторяться из года в год. Переходящие дела вносятся в номенклатуру каждый раз по одним и тем же индексом.

Индексация дел

Для практического использования номенклатуры дел большое значение имеют условные обозначения, присваиваемые делам - индексы дел.

Если организация небольшая и не имеет структурных частей, ее номенклатура строится по производственной или функциональной схеме. В этом случае индексом дела будет его порядковый номер в номенклатуре: 01, 02, 03 и т.д.

В сводной номенклатуре в индекс каждого дела входит условное обозначение структурного подразделения и порядковый номер дела в пределах структурного подразделения. Например, индекс дела 02-03 означает, что дело было сформировано в структурном подразделении, которому присвоен индекс «03», и в номенклатуре дел данного подразделения заголовок дела располагается под номером «02» (02).

Индексация структурных подразделений должна быть постоянной и повторяться из года в год. Переходящие дела вносятся в номенклатуру каждый раз по одним и тем же индексом.

Порядок оформления и удостоверения номенклатуры дел

Номенклатура дел составляется по унифицированной форме, которая разработана архивными органами и закреплена в Государственной системе документационного обеспечения управления и Основных правилах работы ведомственных архивов. Форма номенклатур дел структурного подразделения приведена на рис.1.

Форма номенклатуры представляет собой таблицу из пяти граф: индексы дел, заголовки дел, количество томов, сроки хранения и примечания.

В первой графе проставляют индекс дела, включенного в номенклатуру. В конце каждого раздела номенклатуры оставляют резервные номера для заведения дополнительных, не предусмотренных заранее дел в случае их появления.

Вторая графа - название заголовков дел.

Каждое дело может составлять один или несколько томов. Это становится известно по окончании делопроизводственного года. Поэтому третья графа - количество дел (томов, частей) - заполняется именно тогда.

В графе «Сроки хранения и статьи по Перечню» указывают срок хранения конкретного дела и делают ссылку на Перечень (типовой или ведомственный). Для некоторых документов не устанавливают конкретные сроки хранения, а хранят «до минования надобности» (например, инструктивные письма вышестоящих организаций, присланные для сведения) или «до замены новыми» (например, положения, инструкции). В этом случае в графе проставляют именно эти отметки. Здесь же может быть проставлена отметка «ЭК», которая означает, что по окончании делопроизводственного года дело должно быть подвергнуто экспертизе ценности с возможным выделением некоторых документов на постоянное хранение.

В графе «Примечания» в течение всего срока действия номенклатуры дел своевременно проставляются отметки о заведении новых дел, о передаче ел в архив, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению и т.п.

В конце года в номенклатуре заполняется итоговая запись о категориях и количествах заведенных и включенных в номенклатуру дел.

В итоговой записи отдельно указывается количество дел постоянного хранения, со сроком хранения свыше 10 лет и со сроком хранения до 10 лет включительно. Кроме того, указывается количество дел, переходящих на следующий год.

После итоговой записи оформляется подпись лица, составившего номенклатуру, и проставляется дата проставления.

Номенклатура составляется службой или лицом, ответственным за документационное обеспечение, и согласовывается с архивом предприятия, организации. Подписывает ее руководитель службы и утверждает руководитель организации если документы поступают на государственное хранение, номенклатура дел направляется на согласование в государственный архив, принимающий дела данной организации, и только после этого утверждается руководителем организации.

Номенклатура дел структурного подразделения должна составляться в трех экземплярах. Один экземпляр хранится в службе ДОУ, второй - в архиве, третий используется в структурном подразделении в качестве справочного пособия по формированию дел.

Номенклатура дел организации (сводная) должна составляться в четырех экземплярах. Согласовывают и утверждают два экземпляра, из которых один хранится в службе ДОУ организации и является документом постоянного хранения. Этот экземпляр включается в сводную номенклатуру в раздел службы ДОУ. Второй экземпляр хранится в государственном архиве, с которым номенклатура согласовывалась, третий является рабочим, а четвертый используют для выписок, которые заверяются службой ДОУ и направляются в соответствующие структурные подразделения для заведения дел.

В практике работы отдела ДОУ большое значение имеют условные обозначения, присваиваемые делам - индексы дел. Как они составляются и используются, расскажем в статье.

Из статьи вы узнаете:

Индекс дела: определение термина

Индекс дела по номенклатуре дел

В большинстве организаций номенклатуру дел (НД) ведут в течение календарного года. Документ вводится в действие с 1 января и теряет актуальность 31 декабря

Номенклатура дел представляет собой таблицу из пяти граф . Когда вы составляете НД, работаете с четырьмя графами. В них вы указываете индексы и заголовки дел, сроки хранения со ссылками на источники, отметки о делах в графе «Примечание». Только третья графа при составлении номенклатуры остается свободной. Ее очередь приходит позже, когда закончится календарный год. В третью графу номенклатуры дел от руки вносим фактическое количество дел, которые образовались за год.

В третью графу вносят количество дел в единицах хранения. Единица хранения дела или единица хранения архивного документа – том, если дело бумажное, или электронный носитель информации, если дело электронное.

Не указывайте в третьей графе количество документов в соответствии с журналом регистрации , например, если за год было зарегистрировано 305 распоряжений, то и в номенклатуре некоторые указывают 305 дел. Неверно также ставить во всех графах цифру 1, обозначая, что дело заведено. Понятно, что оно заведено, иначе его не было бы в НД. Значение 0 в номенклатуре дел также не допускается: так вы показываете, что внесли в документ несуществующее дело. Такого быть не должно, потому что номенклатура дел отражает актуальное состояние документального фонда организации в текущем календарном году.

Вносить в номенклатуру заголовки про запас, обозначая цифрой 0, нельзя. При подготовке НД на следующий год в каждый раздел попадают дела, которые однозначно будут вести в организации. Если в течение года появляется новое дело, то его вносят от руки в уже утвержденную номенклатуру на свободные строки.

ПРИМЕР

Секретарь, работая с разделом номенклатуры дел «Руководство», точно знает, что в будущем году будет вестись дело «Журнал регистрации входящих документов», обязательно будут «Приказы по основной деятельности» и «Приказы по административно-хозяйственным вопросам». Не обойдется компания и без «Переписки по основной (профильной) деятельности». Список в каждой компании свой, и каждый секретарь составит его без труда. Все эти заголовки будут в номенклатуре дел.

А вот появится ли в разделе дело «Переписка с ООО “Позитив”», неизвестно. Даже если переговоры с этой компанией активно ведутся, нельзя быть уверенным в этом абсолютно. Специально для таких случаев при разработке НД в конце каждого раздела оставляют свободные строки. На одну из этих строк можно будет вписать дело «Переписка с ООО “Позитив”», если оно появится.

ШПАРГАЛКА

Вспомним: номенклатура дел – это учетный документ, систематизированный перечень заголовков дел, которые создаются в организации, с указанием сроков их хранения. Дело – документ или совокупность документов, которые относятся к одному вопросу или участку деятельности и помещены в отдельную обложку (п. 94 и 95 ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»).

Индекс документа в деле

После исполнения мы все привыкли подшивать документ в папку-регистратор. Чаще всего организации закупают папки-регистраторы с шириной корешка 9 см. В них помещается до 500 листов. А в одном томе, по Правилам архивного дела (п. 4.20), не должно быть больше 250 листов. Следовательно, чтобы посчитать количество томов дела, нужно умножить количество папок, в которое оно сшито, на два.

ПРИМЕР

Дело «Переписка по основной (профильной) деятельности» представлено на стеллаже в 12 папках-регистраторах. Значит, в номенклатуре дел в третьей графе напротив этого дела будет стоять цифра 24. А протоколов за 2017 год получилось мало, едва хватает на половину папки. В третью графу к делу «Протоколы» вносим цифру 1.

Дела, которые не закончены делопроизводством в течение года, нужно отличать от дел, которые закрывают в уходящем году и начинают в новом.

ПРИМЕР

Дело «Приказы по основной деятельности» не переходящее: у нас есть приказы за 2015, 2016, а теперь и за 2017 год. В 2018-м дело открыто вновь. А вот дело «Документы по суду с ООО “Ромашка”», которое начали в 2016 году, закончат только тогда, когда будет вынесено решение по делу и исполнены все обязательства. Переходить из года в год оно может еще долго. Дела этой категории отличаются тем, что обычно персонализированы: не просто документы по суду, а документы по суду с конкретной организацией.

В НД напротив переходящего дела ставят количество его единиц на момент, когда закрывают номенклатуру. Не будет лишней отметка в графе «Примечание» о том, что дело переходящее. Это пригодится и чтобы составить итоговую запись, в которой количество переходящих дел каждой категории учитывают отдельно.

ПРИМЕР

Приведем в качестве примера условный раздел «Руководство» номенклатуры дел организации (образец ниже). Обратите внимание на последние три дела: их завели в течение года, поэтому внесли от руки на специально оставленные свободные строки. Количество дел по ним подсчитали в общем порядке.

Образец. Раздел «Руководство» НД с заполненной третьей графой

Составляем итоговую запись

После того как вы заполните третью графу НД, можно составлять итоговую запись. Для этого подсчитайте количество дел разных категорий. Форма итоговой записи представлена вместе с формой номенклатуры дел в Правилах архивного дела и является неотъемлемой частью НД. Это даже не приложение к ней, а полноправный раздел. При составлении НД после основной таблицы с заголовками и сроками хранения создается и таблица итоговой записи. Весь год ее графы пустовали, и только сейчас, когда известно точное количество заведенных за год дел, настало время ее заполнить. Заполните пока эту таблицу по разделу «Руководство» (образец ниже). Внесите в нее суммарное количество дел постоянного и временного сроков хранения. По каждой категории дел подсчитайте количество не законченных в прошедшем календарном году – переходящих и с отметкой ЭК.

Образец. Итоговая запись к номенклатуре дел раздела «Руководство»

Обратите внимание! Закрытая НД остается на оперативное хранение у секретаря

После того как вы справились с третьей графой и итоговой записью к разделу «Руководство» НД, помогите коллегам из подразделений сделать то же самое. Рекомендуем не заниматься сбором информации в электронной форме, а лично прийти в каждый отдел и поработать вместе с его сотрудниками.

Когда вы подсчитаете количество дел по каждому разделу НД, составьте итоговую запись к сводной номенклатуре дел. Она так же, как и информация в третью графу, вносится от руки во все экземпляры документа (образец ниже).

Образец. Итоговая запись в сводной номенклатуре дел

Если организация – источник комплектования государственного (муниципального) архива , то итоговые сведения она должна передать в архив, которому подведомственна. Об этом в форме итоговой записи есть специальная отметка. Организациям, которые не являются источниками комплектования государственного (муниципального) архива, такая отметка не нужна, и они могут убрать ее из документов.