Evidence dokumentů - záznam pověření o dokumentu v předepsané formě, fixující skutečnost jeho vytvoření, přijetí nebo odeslání.

Účelem evidence je provádění účetnictví, kontrola vyřizování dokumentů a jejich vyhledávání. Registrace dokumentů zahrnuje řešení takových úkolů, jako jsou:

Zajištění bezpečnosti dokumentů;

Organizace polí pro vyhledávání informací.

Podle registračních formulářů můžete získat údaje o příjmu a odeslání dokumentů, jejich umístění, termínech atd.

Mnoho dokumentů vytvořených v institucích a organizacích nabývá právní moci až po jejich registraci. Například příkaz nabývá platnosti a účinnosti až okamžikem jeho registrace. Dopis zaslaný organizací má oficiální charakter pouze v případě, že existuje odchozí registrační číslo; přiřazení registračního indexu příchozímu dokumentu je fixací skutečnosti jeho přijetí a stanovení odpovědnosti organizace za jeho provedení nebo použití informací v něm obsažených.

REGISTRAČNÍ PRAVIDLA

Dokumenty vyžadující registraci, provedení a použití pro referenční účely podléhají registraci. V kancelářské práci personální služby vznikají dokumenty, které se evidují, aby jim byla dána právní moc (objednávky, dopisy, memoranda atd.). Většina evidenčních polí ve správě personálních záznamů je tvořena za účelem účtování zvláště cenných dokumentů (sešity, osobní spisy, cestovní potvrzení atd.).

Dokumenty jsou evidovány uvnitř jednotlivé skupiny v závislosti na typu dokumentu počet dokumentů stejného typu, autora, obsahu. Například objednávky pro zaměstnance jsou při registraci v jakékoli organizaci přiděleny do samostatných polí. Při velkém objemu těchto dokumentů je však lze rozdělit podle kritéria doby uložení do dvou polí - objednávky pro personál (doba uložení 75 let) a objednávky dovolené, služební cesty, penále, clo (doba uložení 5 let). Registrace je možná pro určité typy: příkazy k přijetí, příkazy k převodu, příkazy k propuštění atd. V rámci každého vybraného pole je dokumentům při registraci přiděleno pořadové číslo a registrační index.

Došlé dokumenty jsou evidovány v den příjmu, odchozí a interní - v den podpisu. Telegramy a faxy jsou registrovány v okamžiku přijetí a okamžitě předány adresátovi.

INDEXOVÁNÍ DOKLADŮ BĚHEM REGISTRACE

Indexace dokumentů je přiřazení pořadového (evidenčního) čísla a nezbytných symbolů při registraci dokumentu, umožňující určit strukturální jednotku nebo úředníka, který je autorem dokumentu, místo jeho uložení. Indexy se používají při vyhledávání, účtování, systematizaci dokumentů. Evidenční indexy na došlém dokladu se zapisují do spodního pole, na odchozích a vnitřních - do záhlaví dokladu.

Registrační rejstřík se skládá z pořadového čísla dokumentu v rámci přiděleného pole a symbolů, například skupiny dokumentů nebo strukturní jednotky, indexu případu podle nomenklatury. V průběhu roku se registrační index neopakuje a je hlavním vyhledávacím prvkem dokumentu.

V indexech jsou označení pole a sériové číslo od sebe odděleny pomlčkou nebo lomítkem. Například 145-LS nebo 145/LS, kde 145 je pořadové číslo dokladu v evidenčním poli, LS je označení objednávek pro personál.

Index správních dokumentů se zpravidla skládá z pořadového čísla přiděleného dokumentu do jednoho roku.

Obvykle se používá v malých organizacích jednoduchý systém indexace - k pořadovému číslu zakázky se přidávají písmenné indexy "K" (personální) nebo "LS" (personální). Vzhledem k tomu, že objednávky pro personál jsou vydávány, evidovány a ukládány odděleně od objednávek na hlavní činnost, pomáhají je v tomto případě indexy odlišit od objednávek na hlavní činnost.

Řada personálních služeb eviduje dlouhodobé skladové objednávky s indexem „LS“ a krátkodobé zakázky s indexem „K“.

Ve velkých personálních službách se vyvíjí indexační systém, který nastavuje různé personální příkazy pro různé označení písmen. Například index "K" se přidává k počtu zakázek na pohyb personálu (příjem, převod, propuštění). Ale s velkým počtem zaměstnanců a různými kategoriemi zaměstnanců (specialisté, manažeři, dělníci, zaměstnanci) je nutné k počátečnímu indexu "K" vyvinout konvence objednávky pro každou kategorii personálu.

Vytvoření systému indexování dokumentů je poměrně individuální postup a je určen pravidly pro registraci dokumentů přijatými v konkrétní organizaci a závisí především na počtu vydaných objednávek. Ve velkých organizacích, kde se počet personálu pohybuje v tisících, a tedy i počet personálních zakázek bude velmi významný a každý typ personálního zakázky bude vytvořen a evidován v samostatných strukturálních divizích personální služby, je je vhodné vyvinout systém indexů pro rozlišení každého typu objednávky. Například "P" - objednávky pro zaměstnání, "PR" - objednávky pro zaměstnávání pracovníků, "PS" - pro přijetí specialistů (ITR); "K" - pracovní cesty, "KV" - interní pracovní cesty atd. V tomto případě by měl být systém indexování opraven v pokynu o kancelářské práci personální služby.

Rejstříky se umisťují na příchozí dokumenty (kromě příloh), odchozí dokumenty (kromě příloh) a jejich kopie, které zůstávají v záležitostech organizace, na interní dokumenty a přílohy k nim.

12. Koncepce a požadavky na nomenklaturu případů personální služby.

Nomenklatura případů je systemizovaný seznam záhlaví případů zapsaných v kanceláři organizace s uvedením doby uchovávání, vypracovaný na předepsaném formuláři1.

V této definici je třeba věnovat pozornost skutečnosti, že nomenklatura případů by měla:

Opravte systematizaci všech dokumentů:

Provádí se v souladu s pravidly existujícími v regulačních a metodických dokumentech Spolkového archivu. Nomenklatura případů je vyvinuta s cílem:

Zajištění pořádku v procesu ukládání dokumentů do případů (tj. vytváření případů);

Zaúčtování počtu případů otevřených ve strukturální jednotce (a organizaci jako celku) za rok;

Indexování případu;

Sepisování inventur při předkládání dokladů k trvalému a dočasnému (nad 10 let) uložení do archivu;

Účetnictví v archivu dokumentů pro dočasné (až 10 let) uložení dokumentů.

Při vývoji konkrétní nomenklatury případů používají regulační dokumenty federálního archivu, které upravují metodiku sestavování a formování nomenklatury případů, a standardní seznam dokumentů s uvedením doby uchovávání, kromě toho nomenklatury případů za minulá léta může významně pomoci při sestavování nomenklatury případů na další rok.

Existují tři typy nomenklatur případů:

Typický (stanovuje složení případů zahájených v kancelářské práci stejného typu organizace a je regulačním dokumentem),

Přibližný (stanoví přibližné složení případů zahájených v kancelářské práci organizací, na které se vztahuje, s uvedením jejich indexů a má poradní charakter),

Individuální nomenklatura případů konkrétní organizace.

Typické a vzorové názvosloví případů slouží k sestavení individuální nomenklatury případů; z nich jsou záhlaví případů a podmínky uložení dokumentů převedeny beze změn do individuální nomenklatury případů.

Číselník případů sestavuje na konci kalendářního roku duchovní služba organizace a nabývá účinnosti od ledna příštího roku.

Číselník případů personální služby je oddílem obecné nomenklatury; její projekt připravuje jeden ze zaměstnanců, podepsaný vedoucí služby. Administrativní služba organizace může provádět změny a úpravy připraveného projektu (upřesnit názvy případů, doby uchování atd.).

Nomenklatura záležitostí organizace je replikována v požadované množství Jeho první kopie je uložena v spisové službě, druhá slouží spisové službě jako pracovní kopie, třetí je umístěna jako účetní doklad v archivu organizace, čtvrtá je ve státním archivu, jehož zdrojem je tato organizace.

Po schválení obecné nomenklatury případů z ní personální služba obdrží výpis, který je podkladem pro tvorbu dokladů v případech v průběhu celého kalendářního roku. Nomenklatura pouzder je umístěna vedle regálu (police, skříně, trezory), na kterém jsou pouzdra uložena, a slouží celoročně k zakládání dokumentů (zakládání spisů).

Nomenklatura záležitostí organizace je vypracována analogicky s jinými interními dokumenty a má tyto podrobnosti:

Jméno společnosti,

Název druhu dokumentu (nomenklatura případů),

místo vývoje,

Platnost.

Vpravo je schvalovací razítko. Nomenklatura záležitostí organizace a strukturální jednotky má rozdíly ve složení detailů, jejich umístění a designu.

Informace o nomenklatuře případů jsou sestaveny ve formě tabulky:

Index případu (1), Název případu (2), Počet úložných jednotek (3), Doba uložení případu a počet článků na seznamu (4), Poznámka (5) - název titulů. Pod nimi je napsáno: "Název sekce"

Názvy sekcí nomenklatury záležitostí organizace budou názvy strukturních divizí, uspořádané v pořadí odpovídajícím personální tabulce nebo schválené struktuře. Za strukturními pododděleními by měly být umístěny názvy veřejných organizací v pořadí podle důležitosti.

Pokud organizace nemá strukturní členění, staví se nomenklatura případů podle výroby a odvětví popř funkční systém; názvy jejích úseků jsou dány náplní řídících funkcí a činností organizace.

Tabulka v hotové nomenklatuře musí být vyplněna, s výjimkou sloupce 3, který se sestavuje na konci kalendářního roku, kdy je zřejmé, kolik dokumentů bylo ve věci odloženo. Pokud počet dokumentů s trvalou a dlouhodobou dobou uložení (nad 10 let) přesáhne 250 stran, pak se spis rozdělí na svazky (části) a informace o tom se zaznamenají do sloupce 3.

Ve sloupci 4 by měla být kromě doby uchovávání každého pouzdra uvedena také čísla předmětů podle seznamu.

stránku, abyste vytvořili obecný odkaz na její název a tiráž. Pokud byla kromě standardního seznamu použita typická nebo vzorová nomenklatura případů, legislativní akty nebo regulační dokumenty, podle kterých byly stanoveny lhůty pro uchovávání případu, měl by existovat odkaz na tyto dokumenty.

Obsahuje-li nomenklatura záhlaví případů obsahujících dokumenty, jejichž dobu uložení nestanoví standardní nebo resortní seznam dokumentů, pak jejich dobu uložení stanoví odborná ověřovací komise (EPC) příslušné archivní instituce po předložení resortním archivem. a organizace ústřední odborné komise (ÚVK) nebo odborné komise (EK). V tomto případě je vedle a uvedena příslušná odborná komise dobou uložení.

názvosloví, personální služba uvádí: názvy seznamů dokumentů s jejich dobou uchovávání použitých při určování lhůt uchování případů; dělá značky:

O založení záležitostí;

přechodné případy;

Výběr pouzder ke zničení;

Osoby odpovědné za vytváření případů;

Chcete-li pokračovat, převeďte případy do jiné organizace. Na konci kalendářního roku personální služba organizace

na konci číselníku případů se vyplní závěrečný záznam o počtu spisů (svazků, částí), zvlášť pro trvalé a dočasné uložení. Závěrečný záznam a informace ve sloupci 3 „práce“ na plnění účetní funkce číselníku případů. Informace obsažené v závěrečném záznamu nomenklatury záležitostí organizace musí být oznámeny resortnímu archivu, který je uveden v nomenklatuře s uvedením funkce osoby, která značku provedla, jejího podpisu a dekódování podpisu. Forma konečného zápisu do nomenklatury záležitostí organizace je sjednocena.

Číselník spisů organizací, které ukládají písemnosti, se dohodne s archivním pracovištěm nejméně jednou za pět let. Častěji (bez ohledu na dobu jeho schvalování) se tak musí dělat, pokud došlo k zásadní změně ve funkcích, činnostech nebo organizační struktuře organizace. V tomto případě je nomenklatura případů sestavena, odsouhlasena a znovu schválena.

Schválená kopie číselníku případů je dokladem trvalého uložení a je zařazena do názvoslovného úseku duchovní služby.

Specifická nomenklatura případů by měla obsahovat záhlaví případů pro všechny dokumenty vytvořené v rámci činností organizace (příchozí, odchozí, interní), jakož i:

Pro seskupování dokumentů označených jako "Pro úřední potřebu" (Pro úřední potřebu), "Důvěrné", "Obchodní tajemství" a referenční soubory, časopisy (knihy) pro účtování dokladů vystavování a účtování pracovních sešitů, služebních cest, osvědčení atd.;

Případy dočasně jednajících orgánů, jejichž doklady slouží jako právní podklad pro potvrzení oprávnění

organizace nebo ukončení její činnosti (např. případy likvidační komise organizace jsou zařazeny do číselníku případů likvidované organizace);

Případy zrušených organizací nedokončené úřednickou činností, jejichž právním nástupcem je organizace. Záhlaví tištěných publikací (bulletinů, sazebníků, adresářů) se do číselníku případů nezahrnuje.

Nadpisy případů, které nebyly vyřešeny do jednoho roku, se „přenášejí“ a jsou zahrnuty do nomenklatury případů organizace pro příští rok se stejným indexem. V nomenklatuře případů personální služby se mezi takové případy řadí osobní spisy, pracovní sešity, deníky (knihy) účetnictví.

13. Koncepce a požadavky na tvorbu případů v personální službě.

Vznik případů se nazývá seskupování písemností do případů v souladu s nomenklaturou věcí a systematizací písemností v případech.

Základem pro vytváření případů je nomenklatura případů - její přítomnost tento proces značně usnadňuje, protože tento dokument stanoví složení podávaných případů a jejich názvy a je stanoven na vědecky podloženou dobu uchovávání upravenou vnitrostátními regulačními dokumenty. Ale sama o sobě přítomnost i vysoce kvalitní nomenklatury případů nepomůže kompetentně tvořit případy, pokud ten, kdo je za to odpovědný, nezná regulační požadavky na vytváření případů.

Je nutné dodržovat stávající pravidla pro vytváření případů, protože jejich provádění:

Umožňuje rychle vyhledávat dokumenty;

Umožňuje racionální tvorbu pouzder a jejich kompaktní skladování, čímž šetří náklady na provádění této operace;

Urychluje a usnadňuje konečné zpracování případů před archivací, snižuje mzdové náklady na předarchivní zpracování dokumentů;

Usnadňuje zkoumání hodnoty dokumentů, jejich výběr k dalšímu uložení nebo zničení;

Zajišťuje bezpečnost dokumentů, protože vylučuje možnost trvalého uložení dokumentů do souborů s dočasnými lhůtami uložení;

Je to jedna z oblastí ochrany informací organizace, zabraňuje neoprávněnému přístupu k důvěrným i jiným chráněným informacím;

Umožňuje ovládat přítomnost a umístění dokumentů.

Případ (primární komplex) je soubor dokumentů vztahujících se k jednomu problému nebo oblasti činnosti a umístěných v samostatném obalu (registrátor nebo složka).

Práce na tvorbě případů sestává z následujících operací

Organizování dokumentů do složek (pouzder) a ukládání dokumentů;

Uspořádání dokumentů v rámci případů v určitém pořadí;

Návrhy krytů pouzder.

První dvě operace se provádějí denně. Design obalu se provádí při založení podniku a po skončení roku. Na konci kalendářního roku na personálním oddělení připravuji) příští rok tolik složek, kolik je případů v nomenklatuře. Indexy se přenesou do kořenů složek.

Věc se považuje za podanou po založení prvního vyhotoveného dokumentu do složky.

Hlavní požadavky na vytváření případů jsou následující:

1. Při formování případů je nutné dodržovat ukládání listin pouze v případech stanovených nomenklaturou v souladu s nadpisy v ní stanovenými. Proto je jedním z předpokladů sestavení číselníku zařazení do něj všech dokumentů organizace (strukturní jednotky). Pokud se v průběhu roku v organizaci objeví dokumenty, které nejsou uvedeny v nomenklatuře, tvoří se do samostatných případů. Za tímto účelem je na konci nomenklatury případů obvyklé poskytovat případy s podmíněným názvem „Rezerva“.

2. Dokumenty se ukládají ve věcech až po jejich provedení. e. konečné řešení problémů v nich vznesených. Dokument musí obsahovat poznámku o provedení a předložení listin k věci, což je jedna z povinných náležitostí. Pokud neexistuje žádný dokument osvědčující výkon, měl by obsahovat souhrn výkonu.

Pokud je ve spodním poli dokument s odpovědí, umělec ručně napíše: „V případě č...“, připojí datum a svůj podpis.

V normativních dokumentech meziodvětvového jednání, které stanoví postup pro uchovávání dokumentů, [je zakázáno ukládat nevyřízené, čekající dokumenty, dokumenty označené "K vrácení" v případech. V procesu vytváření dokumentů se kontroluje správnost provedení dokumentů - přítomnost a pravost podpisů úředníků, data, registrační indexy, značky odebrání z kontroly a provedení.

3. Písemnosti se do věcí zařazují dnem jejich vyhotovení.

4.Dokumenty lze ukládat do souborů se všemi aplikacemi a doplňkové materiály související s rozhodnutím Tento problém. Při velkém objemu posledně jmenovaných je však povoleno tvořit samostatné případy s dokumenty a případy s přílohami k nim. Například: příkazy jsou odděleny od důvodů jejich vydání, protokoly jsou odděleny od rozhodnutí.

5.Doklady o době trvalého a dočasného uložení se tvoří do samostatných souborů. Na základě tohoto pravidla je zvykem tvořit originály a kopie, výroční a čtvrtletní zprávy, jakož i dokumenty stejného účelu (například administrativní), ale různých nominálních hodnot (druhů) a lhůt uložení - příkazy a pokyny do samostatné případy.

6. Nemělo by být dovoleno, aby byly do souborů zakládány dvě nebo více kopií (kopií) stejného dokumentu: to zanáší soubory nepotřebnými dokumenty, způsobuje další čas strávený hledáním dokumentů a bezdůvodně zvyšuje objem uložených dokumentů. Výjimkou mohou být pouze ty kopie dokumentů, které mají nějaká usnesení, poznámky, víza doplňující obsah první kopie dokumentu.

7. Každý soubor by neměl obsahovat více než 250 listů (30-40 mm). Silnější pouzdra jsou nepohodlná. Pokud je do pouzdra vloženo více dokumentů, je třeba jej rozdělit na svazky (části). Případ sestávající z několika svazků musí mít společný název a rejstřík případu s doplněním čísla svazku.

8. Případy se zakládají na kalendářní rok. Výjimkou jsou tzv. rolling case, které obsahují dokumenty k otázkám, které nebyly do jednoho roku vyřešeny. V personálních službách mezi takové případy patří osobní spisy zaměstnanců, účetní knihy, evidenční deníky.

V každém případě musí být dokumenty systematizovány, protože rychlost vyhledávání dokumentů při jejich operativním ukládání, získávání informací o postupu řešení konkrétního problému závisí na pořadí, ve kterém se dokumenty nacházejí v případě. Množství informací o průběhu a řešení jednotlivých záležitostí navíc závisí i na splnění požadavku na systematizaci dokumentů v rámci případu. Oddělení souvisejících dokumentů v různých případech zkomplikuje podepisování potřebných informací. Základní princip systemizace dokumentů v případech je chronologický. Dokumenty jsou zároveň řazeny podle data, počínaje nejstarším a konče nejnovějším, dodržování tohoto pravidla zajišťuje umístění dokumentů v rámci případu v přímé chronologické posloupnosti, což je povinné při předávání dokumentů do archivu.

Kontrolní práce na disciplíně

ZÁKLADY FUNGOVÁNÍ PRÁVNÍCH PŘÍPADŮ

Provedeno : ___Ivanová O.A.____

(Příjmení I.O.)

Studentský ___1___ kurz __________ spec. ____

(období školení)

skupina_2-UZS-1_ č. test. knihy__14100218___

Podpis:_____________________________________

Učitel: _______________________________

(Příjmení I.O.)

Pracovní pozice: ___

uch. stupeň, úč. hodnost

Známka: ______________Datum ______________________

Podpis: _____

Petrohrad

PLÁN

Úvod………………………………………………………………….

Kapitola 1. Nomenklatura případů………………………………………………………

1.1 Pojem „nomenklatura případů“, její typy, indexace případů…………………

1.2 Postup registrace případů……………………………………………………….

1.3 Postup při sestavování a schvalování nomenklatury případů ...

Kapitola 2. Praktický úkol: inventarizace pro zničení dokumentů………

Závěr………………………………………………………………………..

ÚVOD

Jedním z nejdůležitějších úkolů podpory správy dokumentů je organizace ukládání a používání dokumentů, z čehož vyplývá jejich povinná systematizace. Zajištění bezpečnosti dokumentů, jejich rychlé vyhledávání pro řešení různých problémů řízení je možné pouze v případě, že organizace má nomenklaturu případů.

Pochopení, že je nutné sestavit nomenklaturu případů a kompetentně tvořit případy s řídící dokumentací, zpravidla přichází s růstem a „stářím“ organizace. Od založení společnosti obvykle trvá několik let, než je zřejmé, že proces nárůstu počtu dokumentů je třeba řídit a je důležité zajistit jejich evidenci a ukládání. Když se nahromadí značné množství dokumentů, vyvstávají otázky: jak je rozebrat a rozdělit podle případů, co je třeba dále skladovat a co lze zničit. Řešení těchto problémů bez nomenklatury případů je velmi obtížné, ne-li nemožné.

KAPITOLA 1. NOMENKLATURA PŘÍPADŮ

Pojem "nomenklatura případů", její typy, indexace případů

Pohyb dokladů, tzn. tok dokumentů končí po fázi zpracování dokumentů. Informace obsažené ve vyhotovených dokumentech jsou však nezbytné v další práci organizace. Systemizace dokumentů a tedy i informací v nich obsažených je jedním z nejdůležitějších úkolů dokumentační podpory managementu, v činnosti služby DOW. Před předáním do archivu organizace by měly být dokumenty uloženy tak, aby byly snadno dohledatelné, aby bylo zabráněno neoprávněnému přístupu k nim, byla zajištěna jejich bezpečnost a určité podmínky uložení (ochrana před světlem, prachem apod.). zajištěno. Zajištění stanoveného postupu pro ukládání dokumentů v běžné kancelářské práci je zárukou správného a úplného utváření archivního fondu organizace.

Dokumenty jsou formovány do případů v souladu se schválenou nomenklaturou případů. Podle GOST R 51414-98:

byznys- soubor dokumentů (dokumentů) týkajících se jednoho problému nebo oblasti činnosti, umístěných v samostatném obalu;

tvorba případu- seskupování provedených dokumentů do případu v souladu s nomenklaturou případů a systematizace dokumentů v rámci případu;

případová nomenklatura- systematizovaný seznam názvů případů otevřených v organizaci s uvedením doby uložení a vypracovaný předepsaným způsobem.

Při sestavování nomenklatury případů je nutné se řídit Základními pravidly pro práci archivů organizací, GSDOU, Standardními pokyny pro papírování ve federálních výkonných orgánech. Tyto dokumenty stanoví druhy nomenklatur, postup při jejich sestavování, provádění, koordinaci a schvalování.

V souladu se Základními pravidly pro práci archivů organizací existují tři typy názvosloví souborů: typická, vzorová a individuální.

Typický nomenklatura případů se sestavuje pro organizace, které jsou svou činností a strukturou homogenní, stanoví pro ně typické složení případů, jednotnou indexaci těchto případů a je regulačním dokumentem. V těchto organizacích lze použít typickou nomenklaturu případů, aniž by se v ní prováděly jakékoli změny a doplňky, s uvedením pouze názvů organizací a strukturálních divizí.

Přibližný nomenklatura případů stanoví přibližné složení případů zahájených v kancelářské práci organizací, které jsou svou činností homogenní, ale svou strukturou se liší a mají poradní charakter.

K sestavení je použito typické a vzorové názvosloví případů individuální nomenklatura případů, kterou by měla mít každá organizace.

Pokud existuje typická nomenklatura, přecházejí z ní záhlaví případů zcela do individuální. Nadpisy mohou být specifikovány s ohledem na specifika činnosti organizace. Z přibližné nomenklatury případů se vybírají názvy těch případů, které se tvoří v konkrétní organizaci. Některé případy uvedené ve vzorové nomenklatuře mohou být zároveň kombinovány nebo odděleny v závislosti na množství dokumentace nebo specifikách práce této organizace. Podmínky uložení pouzder stanovené standardním nebo vzorovým názvoslovím se beze změn převádějí do individuální nomenklatury případů.

V malých organizacích, které nemají strukturní členění, se sestavuje jedna nomenklatura případů, což je systematizovaný seznam všech případů zahájených v organizaci v průběhu kalendářního roku. Ve velkých organizacích se nomenklatura sestavuje pro každou strukturní jednotku, poté se spojují konsolidované nomenklatura.

Nomenklatura záležitostí organizace by však neměla být mechanickou kombinací nomenklatur záležitostí strukturálních divizí. Při jeho sestavování se vyjasňují otázky duplikace dokumentů, tzn. jsou identifikovány typy dokumentů vytvořených v organizaci ve více kopiích, jsou určena místa uložení originálu a kopií a podle toho je uvedena doba uložení. Upravují se nadpisy obsahující podobné skupiny dokumentů.

Nomenklatura případů je multifunkční dokument používaný pro různé účely:

1) se používá jako klasifikační schéma při vytváření případů;

2) určit dobu uchovávání dokumentů;

3) slouží místo soupisu případů jako účetní doklad při odevzdání případů do archivu s dobou uložení do 10 let včetně; slouží jako podklad pro sestavování soupisů pro pouzdra s dobou použitelnosti delší než 10 let a trvalé;

4) má referenční hodnotu při studiu struktury organizace.

Indexování případu

Pro praktické použití názvosloví případů velká důležitost mít k případům přiřazeny symboly - indexy případů. Pokud je organizace malá a nemá strukturální části, je její nomenklatura postavena podle výrobního nebo funkčního schématu. V tomto případě bude indexem případu jeho pořadové číslo v nomenklatuře: 01, 02, 03 atd.

V konsolidované nomenklatuře obsahuje rejstřík každého případu symbol konstrukční jednotky a pořadové číslo pouzdra v rámci konstrukční jednotky. Například index případu 02-03 znamená, že případ byl vytvořen ve strukturní jednotce, které byl přidělen index „03“, a v nomenklatuře případů této jednotky je záhlaví případu umístěno pod číslem „02“. “ (02). Indexace strukturních jednotek by měla být konstantní a rok od roku se opakovat. Převodové případy se do nomenklatury zapisují pokaždé stejným indexem.

Indexování případu

Pro praktické využití nomenklatury případů mají velký význam symboly přiřazené k případům - indexy případů.

Pokud je organizace malá a nemá strukturální části, je její nomenklatura postavena podle výrobního nebo funkčního schématu. V tomto případě bude indexem případu jeho pořadové číslo v nomenklatuře: 01, 02, 03 atd.

V konsolidované nomenklatuře obsahuje rejstřík každého případu symbol konstrukční jednotky a pořadové číslo pouzdra v rámci konstrukční jednotky. Například index případu 02-03 znamená, že případ byl vytvořen ve strukturní jednotce, které byl přidělen index „03“, a v nomenklatuře případů této jednotky je záhlaví případu umístěno pod číslem „02“. “ (02).

Indexace strukturních jednotek by měla být konstantní a rok od roku se opakovat. Převodové případy se do nomenklatury zapisují pokaždé stejným indexem.

Postup registrace a certifikace nomenklatury případů

Číselník případů je sestaven podle jednotného formuláře, který byl zpracován archivními úřady a zakotven v Systému řízení státní dokumentace a Základních pravidlech provozu resortních archivů. Podoba názvosloví případů konstrukční jednotky je na obr. 1. Obr.

Formulář nomenklatury je tabulka s pěti sloupci: rejstříky případů, názvy případů, počet svazků, data expirace a poznámky.

Do prvního sloupce uveďte rejstřík případu zahrnutého v nomenklatuře. Na konci každého oddílu nomenklatury jsou ponechána rezervní čísla pro zjištění dalších případů, které nejsou předem předvídány, pokud se objeví.

Druhý sloupec je název záhlaví případů.

Každý případ může obsahovat jeden nebo více svazků. To je známo na konci obchodního roku. Proto se třetí sloupec - počet případů (objemů, dílů) - vyplní právě tehdy.

Ve sloupci „Podmínky uchovávání a články na Seznamu“ uveďte dobu uchování konkrétního případu a uveďte odkaz na Seznam (standardní nebo resortní). U některých dokumentů nejsou stanoveny konkrétní doby uložení, ale ukládají se „do pominutí potřeby“ (například pokyny vyšších organizací zaslané pro informaci) nebo „do jejich nahrazení novými“ (například ustanovení, instrukce). V tomto případě jsou tyto značky uvedeny ve sloupci. Lze zde umístit i značku „EC“, což znamená, že na konci administrativního roku musí být pouzdro podrobeno posouzení hodnoty s případným přidělením některých dokumentů k trvalému uložení.

Do sloupce „Poznámky“ se po celou dobu platnosti nomenklatury případů bezodkladně zapisují poznámky o založení nových případů, o převodu snědených do archivu, o předání případů, o přidělení případů k likvidaci. , atd.

Na konci roku se do nomenklatury vyplní závěrečný záznam o kategoriích a počtech případů zahájených a zařazených do nomenklatury.

Konečný záznam samostatně uvádí počet souborů trvalého uložení, s dobou uložení delší než 10 let a s dobou uložení do 10 let včetně. Kromě toho je uveden počet případů přenesených do dalšího roku.

Po konečném zápisu se sepíše podpis osoby, která nomenklaturu sestavila, a připojí se datum připojení.

Nomenklaturu sestavuje služba nebo osoba odpovědná za dokumentární podporu a je koordinována s archivem podniku, organizace. Je podepsán vedoucím služby a schválen vedoucím organizace, pokud jsou dokumenty přijaty ke státnímu uložení, číselník případů je odeslán ke schválení státnímu archivu, který přijímá spisy této organizace, a teprve poté schvaluje vedoucí organizace.

Názvosloví případů strukturální jednotky by mělo být provedeno trojmo. Jedna kopie je uložena ve službě DOW, druhá je v archivu, třetí se používá ve strukturální jednotce jako referenční nástroj pro tvorbu případů.

Nomenklatura záležitostí organizace (konsolidovaná) by měla být vypracována ve čtyřech vyhotoveních. Jsou odsouhlaseny a schváleny dvě kopie, z nichž jedna je uložena ve službě DOW organizace a je dokladem trvalého uložení. Tato instance je zahrnuta v konsolidované nomenklatuře v sekci služby DOW. Druhá kopie je uložena ve státním archivu, se kterým byla nomenklatura koordinována, třetí je pracovní a čtvrtá se používá pro výpisy, které jsou certifikovány předškolním vzdělávacím zařízením a zasílány příslušným strukturálním jednotkám pro zjištění případů .

V praxi práce oddělení předškolního výchovného zařízení mají velký význam symboly přiřazené k případům - rejstříky případů. Jak se sestavují a používají, řekneme v článku.

Z článku se dozvíte:

Case index: definice pojmu

Index případů podle nomenklatury případů

Ve většině organizací nomenklatura případů(ND) vést v průběhu kalendářního roku. Dokument vstupuje v platnost 1. ledna a končí 31. prosince.

Názvosloví případů je tabulka pěti sloupců. Když kreslíte ND, pracujete se čtyřmi sloupy. V nich uvádíte rejstříky a názvy případů, doby uchování s odkazy na zdroje, poznámky k případům ve sloupci „Poznámka“. Při sestavování nomenklatury zůstává volný pouze třetí sloupec. Na řadu přichází později, když končí kalendářní rok. Do třetího sloupce číselníku případů ručně zadáváme skutečný počet případů, které se v průběhu roku vytvořily.

Třetí sloupec obsahuje počet případů v úložných jednotkách. Spisová jednotka nebo archivační jednotka - svazek, je-li spis v listinné podobě, nebo elektronické paměťové médium, je-li spis elektronický.

Neuvádějte ve třetím sloupci počet dokladů v souladu s registrační protokol, pokud bylo například během roku evidováno 305 objednávek, pak některé uvádějí v nomenklatuře 305 případů. Je také nesprávné uvést do všech sloupců číslo 1, což znamená, že případ byl otevřen. Je jasné, že se to zavedlo, jinak by to v ND nebylo. Hodnota 0 v nomenklatuře případů také není povolena: takto ukážete, že jste do dokladu zadali neexistující případ. Nemělo by tomu tak být, protože číselník případů odráží aktuální stav dokumentačního fondu organizace v aktuálním kalendářním roce.

Do nomenklatury nelze přidat nadpisy do rezervy s uvedením čísla 0. Při přípravě PD na další rok jsou v každé sekci zahrnuty případy, které budou v organizaci určitě vedeny. Pokud se v průběhu roku objeví nový případ, pak je ručně zapsán do již schválené nomenklatury pro volné linky.

PŘÍKLAD

Tajemník, pracující s oddílem „Pokyny“ nomenklatury případů, s jistotou ví, že případ bude veden příští rok“ Registrační protokol došlých dokumentů“, rozhodně nebudou chybět „Příkazy ke stěžejním činnostem“ a „Příkazy k administrativním a ekonomickým otázkám“. Společnost se neobejde bez „korespondence o hlavních (hlavních) činnostech“. Každá společnost má svůj seznam a každá sekretářka ho bez problémů udělá. Všechny tyto položky budou v nomenklatuře případů.

Není však známo, zda se v sekci objeví případ „Korespondence s LLC „Pozitiv““. I když jednání s touto společností aktivně probíhají, nelze si tím být zcela jistý. Zejména pro takové případy se při vývoji ND ponechávají na konci každého úseku volné řádky. Na jednom z těchto řádků bude možné zadat případ „Korespondence s Pozitiv LLC“, pokud se objeví.

BETLÉM

Připomeňme: nomenklatura případů je účetní doklad, systematizovaný seznam názvů případů, které jsou v organizaci vytvořeny, s uvedením doby jejich uložení. Případ - dokument nebo soubor dokumentů, které se týkají jednoho problému nebo oblasti činnosti a jsou umístěny v samostatném obalu (odstavce 94 a 95 GOST R 7.0.8-2013 „Systém norem pro informace, knihovnictví a nakladatelství. Kancelářské práce a archivace. Termíny a definice).

Rejstřík dokumentu ve složce

Po provedení jsme všichni zvyklí uložit dokument do složky podatelny. Nejčastěji si organizace pořizují pořadače-registrátory o šířce hřbetu 9 cm, které pojmou až 500 listů. A v jednom svazku by podle Pravidel archivace (bod 4.20) nemělo být více než 250 listů. Chcete-li tedy vypočítat počet svazků případu, musíte počet složek, ve kterých je případ vázán, vynásobit dvěma.

PŘÍKLAD

Případ „Korespondence o hlavní (hlavní) činnosti“ je prezentován na stojanu ve 12 registrátorských složkách. To znamená, že v názvosloví případů ve třetím sloupci naproti tomuto případu bude číslo 24. A protokolů na rok 2017 bylo málo, sotva na polovinu složky. Do třetího sloupce k případu „Protokoly“ zadáme číslo 1.

Případy, které nejsou ukončeny kancelářskou prací v průběhu roku, je třeba odlišit od případů, které jsou uzavřeny v roce odcházejícím a zahájeny v roce novém.

PŘÍKLAD

Případ „Zakázky na hlavní činnosti“ je nepřenosný: máme zakázky na rok 2015, 2016 a nyní na rok 2017. V roce 2018 byl případ znovu otevřen. Ale případ „Dokumenty o soudu s Romashka LLC“, který byl zahájen v roce 2016, bude dokončen, až bude o případu rozhodnuto a budou splněny všechny povinnosti. Z roku na rok to může jít dlouho. Případy v této kategorii se vyznačují tím, že jsou obvykle personalizované: nejen soudní dokumenty, ale soudní dokumenty s konkrétní organizací.

V ND naproti převodovce uvádějí počet jejích jednotek v době, kdy je nomenklatura uzavřena. Ve sloupci „Poznámka“ nebude zbytečné označit, že jde o přechodnou záležitost. To se bude hodit i při sestavování konečného zápisu, ve kterém je počet přestupových případů každé kategorie zohledněn samostatně.

PŘÍKLAD

Uveďme jako příklad podmíněnou část „Směrnice“ nomenklatury záležitostí organizace (ukázka níže). Věnujte pozornost posledním třem případům: byli vychováni během jednoho roku, takže byli zadáváni ručně na speciálně ponechaných volných řádcích. Počet případů na nich byl vypočten v obecném pořadí.

Vzorek. Oddíl „Pokyny“ PD s vyplněným třetím sloupcem

Sestavení závěrečné poznámky

Po vyplnění třetího sloupce ND můžete provést konečný záznam. Chcete-li to provést, spočítejte počet případů různých kategorií. Podoba konečného záznamu je uvedena spolu s podobou číselníku případů v Pravidlech archivace a je nedílnou součástí PD. Nejedná se ani o jeho přílohu, ale o celý oddíl. Při sestavování ND po hlavní tabulce s nadpisy a skladovatelnost je také vytvořena souhrnná tabulka. Celý rok byly jeho sloupce prázdné a teprve nyní, když je znám přesný počet případů otevřených pro daný rok, je čas je vyplnit. Prozatím vyplňte tuto tabulku pro sekci Pokyny (ukázka níže). Zadejte do něj celkový počet případů trvalé a dočasné retenční doby. U každé kategorie případů spočítejte počet případů neukončených v uplynulém kalendářním roce – přenositelné a označené EC.

Vzorek. Závěrečný zápis do nomenklatury případů sekce "Průvodce".

Poznámka! Uzavřená ND zůstává k provoznímu uložení u tajemníka

Poté, co vyplníte třetí sloupec a poslední položku pro sekci ND „Pokyny“, pomozte kolegům z oddělení udělat totéž. Doporučujeme nesbírat informace v elektronické podobě, ale osobně se dostavit na každé oddělení a spolupracovat s jeho zaměstnanci.

Když spočítáte počet případů pro každý oddíl ND, proveďte závěrečný záznam pro souhrnnou nomenklaturu případů. Stejně jako informace ve třetím sloupci se do všech kopií dokumentu zadává ručně (vzor níže).

Vzorek. Konečný záznam v souhrnné nomenklatuře případů

Pokud je organizace zdrojem akvizice státu (obecního) archiv, pak musí finální informace přenést do archivu, kterému je podřízen. K tomu je zvláštní poznámka v podobě závěrečného záznamu. Organizace, které nejsou zdroji pořízení státního (obecního) archivu, takovou značku nepotřebují a mohou ji z dokumentů odstranit.