Înregistrarea documentelor - o înregistrare a acreditărilor despre un document în forma prescrisă, fixând faptul creării, primirii sau expedierii acestuia.

Scopul înregistrării este implementarea contabilității, controlul asupra executării documentelor și căutarea acestora. Înregistrarea documentelor implică rezolvarea unor sarcini precum:

Asigurarea securității documentelor;

Organizarea matricelor de regăsire a informațiilor.

Conform formularelor de înregistrare, puteți obține date despre primirea și expedierea documentelor, locația acestora, termenii etc.

Multe documente create în instituții și organizații dobândesc forță juridică numai după înregistrarea lor. De exemplu, un ordin intră în vigoare și intră în vigoare numai din momentul înregistrării sale. O scrisoare trimisă de la o organizație primește un caracter oficial numai dacă există un număr de înregistrare de ieșire; atribuirea unui index de înregistrare unui document de intrare este o fixare a faptului primirii acestuia și stabilirea responsabilității organizației pentru executarea sa sau utilizarea informațiilor conținute în acesta.

REGULI DE ÎNREGISTRARE

Documentele care necesită înregistrare, execuție și utilizare în scopuri de referință sunt supuse înregistrării. În activitatea de birou a serviciului de personal se întocmesc documente care se înregistrează pentru a le da forță juridică (ordine, scrisori, memorii etc.). Majoritatea matrițelor de înregistrare în managementul evidenței personalului sunt formate pentru a contabiliza documentele deosebit de valoroase (carte de muncă, dosare personale, certificate de călătorie etc.).

Documentele sunt înregistrate în grupuri individuale in functie de tipul documentului, numarul documentelor de acelasi tip, autor, continut. De exemplu, comenzile pentru personal sunt alocate în matrice separate atunci când se înregistrează în orice organizație. Dar cu un volum mare al acestor documente, acestea pot fi împărțite după criteriul timpului de depozitare în două matrice - comenzi pentru personal (perioada de stocare 75 ani) și comenzi pentru vacanțe, călătorii de afaceri, penalități, taxă (perioada de stocare 5 ani). Înregistrarea este posibilă pentru anumite tipuri: ordine de admitere, ordine de transfer, ordine de concediere etc. În cadrul fiecărei matrice selectate, documentelor li se atribuie un număr de serie și un index de înregistrare în timpul înregistrării.

Documentele primite sunt înregistrate în ziua primirii, ieșirile și interne - în ziua semnării. Telegramele și faxurile sunt înregistrate în momentul primirii și transferate imediat destinatarului.

INDEXAREA DOCUMENTELOR ÎN TIMPUL ÎNREGISTRĂRII

Indexarea documentelor este atribuirea unui număr de serie (înregistrare) și a simbolurilor necesare în timpul înregistrării documentului, permițând determinarea unității structurale sau a funcționarului care este autorul documentului, locul depozitării acestuia. Indecii sunt utilizați la căutarea, contabilizarea, sistematizarea documentelor. Indicii de înregistrare pe documentul de intrare sunt trecuți în câmpul de jos, pe cei de ieșire și pe cei interni - în antetul documentului.

Indexul de înregistrare constă din numărul de serie al documentului în cadrul matricei alocate și simboluri, de exemplu, un grup de documente sau o unitate structurală, un indice de caz după nomenclatură. Pe parcursul anului, indexul de înregistrare nu se repetă și este principala caracteristică de căutare a documentului.

În indici, denumirea matricei și numărul de serie sunt separate între ele printr-o cratimă sau o bară oblică. De exemplu, 145-LS sau 145/LS, unde 145 este numărul de serie al documentului din matricea înregistrată, LS este desemnarea comenzilor pentru personal.

Indexul documentelor administrative, de regulă, constă dintr-un număr de serie atribuit unui document în termen de un an.

Folosit de obicei în organizațiile mici sistem simplu indexare - la numărul de serie al comenzii se adaugă indicii de litere „K” (personal) sau „LS” (personal). Deoarece comenzile pentru personal sunt emise, înregistrate și stocate separat de comenzile pentru activitatea principală, în acest caz, indicii ajută la deosebirea acestora de comenzile pentru activitatea principală.

O serie de servicii de personal înregistrează comenzi de depozitare pe termen lung cu indicele „LS”, iar comenzile pe termen scurt cu indicele „K”.

În serviciile de personal mari, se dezvoltă un sistem de indexare care stabilește diferite comenzi de personal pentru diferite denumiri de litere. De exemplu, la numărul de comenzi pentru deplasarea personalului se adaugă indicele „K” (primire, transfer, concediere). Dar cu un număr mare de personal și diverse categorii de personal (specialiști, manageri, muncitori, angajați), la indicele inițial „K” este necesar să se dezvolte conventii comenzi pentru fiecare categorie de personal.

Formarea unui sistem de indexare a documentelor este o procedură destul de individuală și este determinată de regulile de înregistrare a documentelor adoptate într-o anumită organizație și depinde în primul rând de numărul de comenzi emise. În organizațiile mari, unde numărul de personal este de mii și, în consecință, numărul de ordine de personal va fi, de asemenea, foarte semnificativ, iar fiecare tip de comandă de personal va fi creat și înregistrat în divizii structurale separate ale serviciului de personal, este recomandabil să se elaboreze un sistem de indici care să distingă fiecare tip de ordine. De exemplu, "P" - comenzi de angajare, "PR" - comenzi de angajare a lucrătorilor, "PS" - pentru admiterea de specialiști (ITR); "K" - călătorii de afaceri, "KV" - călătorii interne de afaceri etc. În acest caz, sistemul de indexare ar trebui să fie fixat în instrucțiunile privind munca de birou a serviciului de personal.

Pe documentele de intrare (cu excepția atașamentelor), documentele de ieșire (cu excepția atașamentelor) și copiile acestora care rămân în treburile organizației, pe documentele interne și atașamentele la acestea sunt aplicate indexuri.

12. Conceptul și cerințele pentru nomenclatorul de cazuri al serviciului de personal.

Nomenclatorul cazurilor este o listă sistematizată de rubrici de cazuri înscrise în activitatea de birou a organizației, indicând perioadele de păstrare, întocmită în forma prescrisă1.

În această definiție, trebuie acordată atenție faptului că nomenclatura cazurilor ar trebui:

Remediați sistematizarea tuturor documentelor:

Se execută în conformitate cu regulile existente în documentele de reglementare și metodologice ale Arhivei Federale. Nomenclatorul cazurilor este elaborat cu scopul de a:

Asigurarea ordinii în procesul de depunere a documentelor în dosare (adică, formarea dosarelor);

Contabilizarea numărului de dosare deschise în unitatea structurală (și organizația în ansamblu) pe an;

Indexarea cazurilor;

Intocmirea inventarelor la depunerea documentelor pentru pastrare permanenta si temporara (peste 10 ani) in arhiva;

Contabilitatea in arhiva documentelor pentru pastrarea temporara (pana la 10 ani) a documentelor.

Atunci când elaborează un anumit nomenclator al cauzelor, aceștia folosesc documentele de reglementare ale Arhivelor Federale care reglementează metodologia de întocmire și formalizare a nomenclatorului cauzelor, precum și o listă standard de documente care indică perioadele de păstrare, în plus, nomenclaturile cauzelor pentru anii trecuți. poate oferi o asistență semnificativă în elaborarea nomenclatorului cauzelor pentru anul următor.

Există trei tipuri de nomenclaturi de caz:

Tipic (stabilește componența cazurilor inițiate în munca de birou a aceluiași tip de organizație și este un document de reglementare),

Aproximativ (stabilește o componență aproximativă a cazurilor inițiate în activitatea de birou a organizațiilor cărora li se aplică, indicând indicii acestora și are caracter consultativ),

Nomenclatura individuală a cazurilor unei anumite organizații.

Nomenclaturile tipice și exemplificative ale cazurilor sunt utilizate pentru a compila o nomenclatură individuală de cazuri; dintre acestea, rubricile cauzelor și termenele de păstrare a documentelor se transferă fără modificări la nomenclatorul individual de dosare.

Nomenclatorul cauzelor se întocmește la sfârșitul anului calendaristic de către serviciul de birou al organizației și se pune în vigoare din ianuarie a anului următor.

Nomenclatorul de cazuri al serviciului de personal este o secțiune a nomenclatorului general; proiectul acestuia este intocmit de unul dintre angajati, semnat de seful serviciului. Serviciul administrativ al organizației poate face modificări și ajustări la proiectul pregătit (clarificarea titlurilor cazurilor, perioadele de păstrare etc.).

Nomenclatorul afacerilor organizației este replicat în cantitatea necesară copii Prima sa copie este stocată în serviciul de gestionare a evidențelor, a doua este utilizată de serviciul de gestionare a evidențelor ca copie de lucru, a treia este localizată ca document contabil în arhiva organizației, a patra este în arhiva de stat, a cărei sursă este această organizaţie.

După aprobarea nomenclatorului general de cauze, serviciul de personal primește un extras din acesta, care stă la baza formării documentelor în dosare pe tot parcursul anului calendaristic. Nomenclatorul carcasei se așează lângă raftul (rafturi, dulapuri, seifuri) pe care sunt depozitate carcasele, și se folosește pe tot parcursul anului pentru depunerea documentelor (formarea dosarelor).

Nomenclatorul afacerilor organizației este întocmit prin analogie cu alte documente interne și are următoarele detalii:

Numele companiei,

Denumirea tipului de document (nomenclatorul cazurilor),

locul de dezvoltare,

Valabilitate.

În dreapta este ștampila de aprobare. Nomenclatorul afacerilor organizației și unității structurale prezintă diferențe în compoziția detaliilor, locația și designul acestora.

Informațiile despre nomenclatorul cazurilor sunt întocmite sub forma unui tabel:

Indexul cazurilor (1), Titlul cazului (2), Numărul de unități de depozitare (3), Perioada de depozitare a cazului și numărul de articole din listă (4), Nota (5) - titlul titlurilor. Sub ele este scris: „Numele secțiunii”

Denumirile secțiilor din nomenclatorul treburilor organizației vor fi denumirile diviziilor structurale, dispuse în succesiune corespunzătoare tabloului de personal sau structurii aprobate. După subdiviziunile structurale, în ordinea importanței, trebuie plasate denumirile organizațiilor publice.

Dacă organizaţia nu are o diviziune structurală, nomenclatorul cazurilor se construieşte în funcţie de producţie şi industrie sau sistem functional; denumirile secțiilor sale sunt determinate de conținutul funcțiilor și activităților de conducere ale organizației.

Tabelul din nomenclatorul finit trebuie completat, cu excepția coloanei 3, care se întocmește la sfârșitul anului calendaristic, când devine clar câte acte au fost amânate în cauză. Dacă numărul documentelor cu o perioadă de stocare permanentă și pe termen lung (peste 10 ani) depășește 250 de pagini, atunci fișierul este împărțit în volume (părți), iar informațiile despre aceasta sunt înregistrate în coloana 3.

În coloana 4, pe lângă perioada de depozitare a fiecărei cutii, trebuie să fie indicate și numărul de articole conform listei.

pagina pentru a face o referire generală la titlul și amprenta acesteia. Dacă, pe lângă lista standard, s-a folosit un nomenclator tipic sau exemplar al cauzelor, actelor legislative sau documentelor de reglementare, conform cărora au fost stabilite perioadele de păstrare a cazului, atunci ar trebui să existe un link către aceste documente.

În cazul în care nomenclatorul conține rubrici de cazuri care conțin documente a căror perioadă de păstrare nu este prevăzută de lista standard sau departamentală de documente, atunci perioada de păstrare a acestora este stabilită de comisia de expertiză (EPC) a instituției arhivistice corespunzătoare la prezentarea de către arhiva departamentală. și organizațiile comisiei centrale de experți (CEC) sau comisiei de experți (CE). În acest caz, lângă a, comisia de experți relevantă este indicată de perioada de păstrare.

nomenclator, serviciul de personal indică: denumirile listelor de documente cu perioadele de păstrare ale acestora utilizate la stabilirea perioadelor de păstrare a dosarelor; face semne:

Despre stabilirea afacerilor;

cazuri tranzitorii;

Selectarea cazurilor pentru distrugere;

Persoane responsabile de formarea dosarelor;

Transferați cazurile către o altă organizație pentru a continua. La sfârșitul anului calendaristic, serviciul de personal al organizației

la sfârşitul nomenclatorului dosarelor se completează o înregistrare finală pe numărul de dosare (volume, piese), separat pentru stocare permanentă şi temporară. Înregistrarea finală și informațiile din coloana 3 „lucrează” la îndeplinirea funcției contabile a nomenclatorului cazurilor. Informațiile cuprinse în evidența finală a nomenclatorului treburilor organizației trebuie raportate la arhiva departamentului, care se notează în nomenclator indicând poziția persoanei care a făcut marca, semnătura acesteia și decodificarea semnăturii. Forma intrării finale în nomenclatorul treburilor organizației este unificată.

Nomenclatorul dosarelor organizațiilor care depun documente se stabilește de comun acord cu instituția arhivistică cel puțin o dată la cinci ani. Mai des (indiferent de perioada de aprobare a acesteia), acest lucru trebuie făcut dacă a existat o schimbare fundamentală în funcțiile, activitățile sau structura organizatorică a organizației. În acest caz, nomenclatorul cazurilor este întocmit, convenit și aprobat din nou.

O copie aprobată a nomenclatorului dosarelor este un document de păstrare permanentă și este inclusă în secțiunea nomenclator a serviciului de birou.

O nomenclatură specifică de cazuri ar trebui să prevadă titlurile de cazuri pentru toate documentele generate în activitățile organizației (incoming, outgoing, interne), precum și:

Pentru gruparea documentelor marcate „Pentru uz oficial” (Pentru uz oficial), „Confidențial”, „Secret comercial” și dosare de referință, reviste (cărți) de contabilitate pentru emiterea documentelor și contabilizarea carnetelor de muncă, călătoriilor de afaceri, certificatelor etc.;

Cazuri de organisme temporare, ale căror documente servesc drept bază legală pentru confirmarea autorității

organizarea sau încetarea activităților sale (de exemplu, cazurile comisiei de lichidare a organizației sunt incluse în nomenclatorul cazurilor organizației care se lichidează);

Cazurile organizațiilor lichidate nefinalizate prin muncă de birou, al căror succesor legal este organizația. Titlurile publicațiilor tipărite (buletine, tarife, directoare) nu sunt incluse în nomenclatorul cazurilor.

Rubricile cauzelor pe probleme nerezolvate în termen de un an sunt „reportante” și sunt incluse în nomenclatorul cazurilor organizației de anul următor cu același indice. În nomenclatorul de cazuri al serviciului de personal, astfel de cazuri includ dosarele personale, carnetele de muncă, jurnalele (cărțile) de contabilitate.

13. Conceptul și cerințele pentru formarea cazurilor în serviciul de personal.

Formarea dosarelor se numește gruparea documentelor în dosare în conformitate cu nomenclatorul cauzelor și sistematizarea documentelor în cadrul dosarelor.

Baza formării dosarelor este nomenclatura cauzelor - prezența acesteia facilitează foarte mult acest proces, deoarece acest document stabilește componența dosarelor care sunt depuse și titlurile acestora și este stabilit pentru perioade de depozitare bazate științific reglementate de documentele de reglementare naționale. Dar, în sine, prezența chiar și a unei nomenclaturi de înaltă calitate a cazurilor nu va ajuta la formarea competentă a cazurilor dacă cel care este responsabil pentru aceasta nu cunoaște cerințele de reglementare pentru formarea cazurilor.

Este necesar să se respecte regulile existente pentru formarea cazurilor, de la implementarea lor:

Vă permite să căutați rapid documente;

Permite formarea rațională a carcasei și depozitarea lor compactă, economisind astfel costul efectuării acestei operațiuni;

Accelerează și facilitează procesarea finală a dosarelor înainte de a fi arhivate, reduce costurile cu forța de muncă pentru prelucrarea pre-arhivare a documentelor;

Facilitează examinarea valorii documentelor, selectarea acestora pentru păstrarea sau distrugerea ulterioară;

Asigură siguranța documentelor, deoarece exclude posibilitatea ca documentele de stocare permanentă să intre în fișiere cu perioade de stocare temporară;

Este unul dintre domeniile de protecție a informațiilor organizaționale, împiedică accesul neautorizat atât la informații confidențiale, cât și la alte informații proprietare;

Vă permite să controlați prezența și locația documentelor.

Un caz (complex primar) este un set de documente legate de o problemă sau zonă de activitate și plasate într-o copertă separată (registrar sau folder).

Lucrarea privind formarea cazurilor constă în următoarele operații

Organizarea documentelor in mape (case) si arhivarea documentelor;

Aranjarea documentelor în cadrul cazurilor într-o anumită secvență;

Modele de huse ale carcasei.

Primele două operații sunt efectuate zilnic. Designul copertei se realizează la înființarea afacerii și după sfârșitul anului. La sfârșitul anului calendaristic în departamentul de personal pe care îl pregătesc) anul urmator atâtea dosare câte cazuri sunt în nomenclatură. Indecșii sunt transferați la rădăcinile folderului.

Cauza se consideră clasată după depunerea primului document executat în dosar.

Principalele cerințe pentru formarea cazurilor sunt următoarele:

1. La formarea dosarelor este necesar să se respecte depunerea documentelor numai în cazurile prevăzute de nomenclator în conformitate cu rubricile stabilite în acesta. Prin urmare, una dintre condițiile prealabile pentru alcătuirea nomenclatorului este includerea în acesta a tuturor documentelor organizației (unitatea structurală). Dacă în cursul anului apar în organizație documente care nu sunt prevăzute de nomenclator, acestea se formează în cazuri independente. Pentru a face acest lucru, la sfârșitul nomenclatorului cazurilor, se obișnuiește să se prevadă cazurile cu denumirea condiționată „Rezervare”.

2. Înscrisurile se depun în dosare numai după executarea lor. e. rezolvarea finală a problemelor ridicate în acestea. Documentul trebuie să conțină o notă privind executarea și depunerea documentelor în cauză, care este unul dintre detaliile obligatorii. Ar trebui să includă un rezumat al performanței dacă nu există un document care să ateste performanțele.

Dacă în câmpul inferior există un document de răspuns, executantul scrie de mână: „În cazul Nr....”, aplică data și semnătura sa.

În actele normative de acțiune intersectorială, prin care se stabilește procedura de păstrare a documentelor, [este interzisă depunerea înscrisurilor neîndeplinite, în așteptare, a documentelor marcate „De returnat” în cazuri. În procesul de formare a documentelor se verifică corectitudinea executării documentelor - prezența și autenticitatea semnăturilor funcționarilor, date, indici de înregistrare, mărci de scoatere de sub control și execuție.

3. Înscrisurile se depun în dosare în ziua în care sunt executate.

4.Documentele pot fi depuse în fișiere cu toate aplicațiile și materiale suplimentare legate de decizie această problemă. Cu toate acestea, cu un volum mare al acestora din urmă, este permis să se formeze cazuri separate cu documente și cazuri cu atașamente la acestea. De exemplu: ordinele sunt separate de motivele emiterii lor, protocoalele sunt separate de decizii.

5.Documentele de păstrare permanentă și temporară sunt formate în cazuri separate. Pe baza acestei reguli, se obișnuiește să se formeze originale și copii, rapoarte anuale și trimestriale, precum și documente cu același scop (de exemplu, cele administrative), dar de diferite denumiri (tipuri) și perioade de depozitare - comenzi și instrucțiuni în cazuri separate.

6. Nu ar trebui să fie permis ca două sau mai multe copii (copii) ale aceluiași document să fie depuse în fișiere: acest lucru înfundă fișierele cu documente inutile, provoacă timp suplimentar petrecut căutând documente și crește în mod nerezonabil volumul documentelor stocate. O excepție pot fi doar acele copii ale documentelor care au orice rezoluții, note, vize care completează conținutul primei copii a documentului.

7. Fiecare fișier nu trebuie să conțină mai mult de 250 de coli (30-40 mm). Carcasele mai groase sunt incomod de utilizat. Dacă în carcasă se pun mai multe documente, acesta ar trebui împărțit în volume (părți). Un caz format din mai multe volume trebuie să aibă un titlu și un index comun al cazului, cu adăugarea numărului volumului.

8. Cazurile se formează pentru un an calendaristic. Excepție fac așa-numitele cazuri rulante, care conțin documente cu privire la probleme care nu au fost rezolvate în termen de un an. În serviciile de personal, astfel de cazuri includ dosarele personale ale angajaților, registrele de contabilitate, jurnalele de înregistrare.

În fiecare caz, documentele trebuie sistematizate, deoarece viteza de căutare a documentelor în timpul stocării operaționale a acestora, obținerea de informații cu privire la procedura de rezolvare a unei anumite probleme depinde de ordinea în care se află documentele în cadrul cazului. În plus, cantitatea de informații despre progresul și rezolvarea problemelor individuale depinde și de respectarea cerinței de sistematizare a documentelor în cadrul cazului. Separarea documentelor conexe în diferite cazuri va complica semnarea informațiilor necesare. Principiul de bază al sistematizării documentelor în cazuri este cronologic. Totodata, documentele sunt ordonate dupa data, incepand cu cea mai devreme si terminand cu cea mai recenta, respectarea acestei reguli asigura ca documentele sa fie amplasate in cadrul carcasei in ordine cronologica directa, ceea ce este obligatoriu la depunerea documentelor la arhiva.

Controlează munca pe disciplină

BAZELE LUCRĂRII CAZULUI JURIDIC

Efectuat : ___Ivanova O.A.____

(Nume I.O.)

Student ___1___ curs __________ spec. ____

(perioada de probă)

grupa_2-UZS-1_ Test nr. cărți __14100218___

Semnătură:_____________________________________

Profesor: _______________________________

(Nume I.O.)

Denumirea funcției: ___

uh. grad, cont. rang

Nota: _____________Data _____________________

Semnătură: _____

Saint Petersburg

PLAN

Introducere………………………………………………………………….

Capitolul 1. Nomenclatura cauzelor……………………………………………………………

1.1 Conceptul de „nomenclatură a cauzelor”, tipurile sale, indexarea cazurilor………

1.2 Procedura de înregistrare a cauzelor………………………………………………….

1.3 Procedura de întocmire și aprobare a nomenclatorului cauzelor...

Capitolul 2. Sarcina practică: inventar pentru distrugerea documentelor………

Concluzie………………………………………………………………………..

INTRODUCERE

Una dintre cele mai importante sarcini ale suportului pentru managementul documentelor este organizarea stocării și utilizării documentelor, ceea ce presupune sistematizarea obligatorie a acestora. Asigurarea securității documentelor, căutarea rapidă a acestora pentru rezolvarea unei varietăți de probleme de management este posibilă numai dacă organizația are un nomenclator de cazuri.

Înțelegerea faptului că este necesar să se întocmească un nomenclator de cazuri și să se formeze în mod competent cazurile cu documentația de management, de regulă, vine odată cu creșterea și „vârsta” organizației. De obicei durează câțiva ani de la înființarea unei companii până devine evident că procesul de creștere a numărului de documente trebuie gestionat și este important să ne asigurăm că acestea sunt înregistrate și stocate. Când se acumulează un număr semnificativ de documente, apar întrebări: cum să le dezasamblați și să le distribuiți în funcție de cazuri, ce trebuie stocat în continuare și ce poate fi distrus. Rezolvarea acestor probleme fără o nomenclatură de cazuri este foarte dificilă, dacă nu imposibilă.

CAPITOLUL 1. NOMENCLATURA CAZURILOR

Conceptul de „nomenclatură a cazurilor”, tipurile sale, indexarea cazurilor

Mișcarea documentelor, de ex. fluxul documentelor se încheie după etapa de execuție a documentelor. Cu toate acestea, informațiile conținute în documentele executate sunt necesare în activitatea ulterioară a organizației. Sistematizarea documentelor și, prin urmare, a informațiilor conținute în acestea este una dintre cele mai importante sarcini în suportul documentar al managementului, în activitățile serviciului DOW. Înainte de a le transfera în arhiva organizației, documentele trebuie păstrate astfel încât să poată fi găsite cu ușurință, astfel încât să poată fi împiedicat accesul neautorizat la ele, siguranța lor și anumite condiții de depozitare (protecție împotriva luminii, prafului etc.) asigurat. Asigurarea procedurii stabilite pentru păstrarea documentelor în activitatea curentă de birou este o garanție a formării corecte și complete a fondului arhivistic al organizației.

Documentele se formează în cazuri în conformitate cu nomenclatorul de dosare aprobat. Conform GOST R 51414-98:

caz- un set de documente (document) legate de o problemă sau domeniu de activitate, plasate într-o copertă separată;

formarea cazului- gruparea documentelor executate într-o cauză în conformitate cu nomenclatorul cauzelor și sistematizarea documentelor în cadrul unui dosar;

nomenclatura de caz- o listă sistematizată a denumirilor dosarelor deschise în organizație, cu indicarea perioadelor de păstrare și întocmită în modul prescris.

La compilarea nomenclatorului cazurilor, este necesar să vă ghidați după Regulile de bază pentru activitatea arhivelor organizațiilor, GSDOU, Instrucțiunile standard pentru documentele în autoritățile executive federale. Aceste documente stabilesc tipurile de nomenclatoare, procedura de întocmire, execuție, coordonare și aprobare a acestora.

În conformitate cu Regulile de bază pentru activitatea arhivelor organizațiilor, există trei tipuri de nomenclaturi de fișiere: tipice, exemplare și individuale.

Tipic nomenclatorul cauzelor este alcătuit pentru organizațiile care sunt omogene ca activitate și structură, stabilește pentru acestea o componență tipică a cauzelor, o indexare unică a acestor cazuri și este un document de reglementare. Nomenclatura tipică de cazuri poate fi aplicată în aceste organizații fără a face modificări și completări la acesta, specificând doar denumirile organizației și diviziilor structurale.

Aproximativ Nomenclatorul cauzelor stabilește componența aproximativă a cauzelor inițiate în activitatea de birou a organizațiilor care sunt omogene ca activitate, dar diferite ca structură și au caracter consultativ.

Pentru compilare se utilizează nomenclatura tipică și exemplară a cazurilor individual nomenclatorul cazurilor pe care ar trebui să le aibă fiecare organizație.

Dacă există o nomenclatură tipică, titlurile de cazuri din aceasta sunt complet transferate la cea individuală. Rubricile pot fi specificate ținând cont de specificul activităților organizației. Din nomenclatura aproximativă a cazurilor, sunt selectate numele acelor cazuri care sunt formate într-o anumită organizație. Totodată, unele dintre cazurile prevăzute în nomenclatorul exemplar pot fi combinate sau separate în funcție de volumul documentației sau de specificul activității acestei organizații. Condițiile de păstrare a cazurilor prevăzute de nomenclatura standard sau exemplară sunt transferate în nomenclatorul individual de cazuri fără modificări.

În organizațiile mici care nu au o diviziune structurală, se întocmește un singur nomenclator de cazuri, care este o listă sistematizată a tuturor cazurilor inițiate în organizație în cursul anului calendaristic. În organizațiile mari, nomenclatura este compilată pentru fiecare unitate structurală, apoi sunt combinate în consolidate nomenclatură.

Cu toate acestea, nomenclatura afacerilor organizației nu ar trebui să fie o combinație mecanică a nomenclatoarelor afacerilor diviziunilor structurale. La alcătuirea acestuia se clarifică problemele dublării documentelor, adică. se identifică tipurile de documente create în organizație în mai multe copii, se determină locațiile de depozitare a originalului și a copiilor, iar perioada de păstrare este indicată în mod corespunzător. Titlurile care conțin grupuri similare de documente sunt editate.

Nomenclatorul cazurilor este un document multifuncțional utilizat în diverse scopuri:

1) este utilizat ca schemă de clasificare în formarea cazurilor;

2) stabilirea perioadei de păstrare a documentelor;

3) se folosește în locul unui inventar de cazuri ca document contabil la depunerea dosarelor la arhivă cu o perioadă de păstrare de până la 10 ani inclusiv; servește drept bază pentru întocmirea inventarelor pentru cazurile cu termen de valabilitate mai mare de 10 ani și permanent;

4) are valoare de referință atunci când se studiază structura organizației.

Indexarea cazurilor

Pentru utilizarea practică a nomenclaturii de cazuri mare importanță au simboluri atribuite cazurilor - indici de cazuri. Dacă organizația este mică și nu are părți structurale, nomenclatura acesteia se construiește după schema de producție sau funcțională. În acest caz, indexul cazului va fi numărul său de serie din nomenclatură: 01, 02, 03 etc.

În nomenclatura consolidată, indicele fiecărui caz include simbolul unității structurale și numărul de ordine al cazului în cadrul unității structurale. De exemplu, indicele de caz 02-03 înseamnă că cazul a fost format în unitatea structurală, căreia i s-a atribuit indicele „03”, iar în nomenclatorul de cazuri al acestei unități, antetul cazului este situat sub numărul „02”. " (02). Indexarea unităților structurale ar trebui să fie constantă și repetată de la an la an. Cazurile de transfer sunt introduse în nomenclatură de fiecare dată prin același index.

Indexarea cazurilor

Pentru utilizarea practică a nomenclaturii cazurilor, simbolurile atribuite cazurilor - indici de cazuri - sunt de mare importanță.

Dacă organizația este mică și nu are părți structurale, nomenclatura acesteia se construiește după schema de producție sau funcțională. În acest caz, indexul cazului va fi numărul său de serie din nomenclatură: 01, 02, 03 etc.

În nomenclatura consolidată, indicele fiecărui caz include simbolul unității structurale și numărul de ordine al cazului în cadrul unității structurale. De exemplu, indicele de caz 02-03 înseamnă că cazul a fost format în unitatea structurală, căreia i s-a atribuit indicele „03”, iar în nomenclatorul de cazuri al acestei unități, antetul cazului este situat sub numărul „02”. " (02).

Indexarea unităților structurale ar trebui să fie constantă și repetată de la an la an. Cazurile de transfer sunt introduse în nomenclatură de fiecare dată prin același index.

Procedura de înregistrare și certificare a nomenclatorului cauzelor

Nomenclatorul dosarelor este întocmit după o formă unificată, care a fost elaborată de autoritățile arhivistice și consacrate în Sistemul de management al documentației de stat și în Regulile de bază de funcționare a arhivelor departamentale. Forma nomenclatoarelor de cazuri ale unității structurale este prezentată în Fig. 1.

Formularul de nomenclatură este un tabel format din cinci coloane: indici de cazuri, titluri de cazuri, număr de volume, termene de expirare și note.

În prima coloană se înscrie indexul cazului inclus în nomenclator. La sfârșitul fiecărei secțiuni a nomenclaturii se lasă numere de rezervă pentru stabilirea unor cazuri suplimentare care nu sunt prevăzute în prealabil dacă apar.

A doua coloană este numele titlurilor cazurilor.

Fiecare caz poate cuprinde unul sau mai multe volume. Acest lucru devine cunoscut la sfârșitul anului de afaceri. Prin urmare, a treia coloană - numărul de cazuri (volume, părți) - este completată chiar atunci.

În coloana „Termeni de depozitare și articole de pe listă” indicați perioada de depozitare a unui anumit caz și faceți o referire la Listă (standard sau departamentală). Pentru unele documente nu sunt stabilite perioade specifice de stocare, dar sunt stocate „până la trecerea nevoii” (de exemplu, instrucțiuni de la organizații superioare trimise spre informare) sau „până când sunt înlocuite cu altele noi” (de exemplu, prevederi, instrucțiuni). În acest caz, aceste semne sunt puse în coloană. Aici se poate aplica și marca „CE”, ceea ce înseamnă că la sfârșitul anului clerical, cazul trebuie supus unei examinări de valoare cu eventuala alocare a unor documente pentru păstrare permanentă.

În rubrica „Însemnări”, pe toată perioada de valabilitate a nomenclatorului cauzelor, se înscriu cu promptitudine însemnări privind înființarea de noi cazuri, cu privire la trecerea ate la arhivă, la trecerea dosarelor, la repartizarea dosarelor spre distrugere. , etc.

La sfârșitul anului se completează o mențiune finală în nomenclator despre categoriile și numărul de dosare inițiate și incluse în nomenclator.

Intrarea finală indică separat numărul de fișiere de stocare permanentă, cu o perioadă de stocare mai mare de 10 ani și cu o perioadă de stocare de până la 10 ani inclusiv. În plus, este indicat numărul de cazuri reportate în anul următor.

După înscrierea definitivă se întocmește semnătura celui care a întocmit nomenclatorul și se aplică data aplicării.

Nomenclatorul este întocmit de către serviciul sau persoana responsabilă cu suportul documentar și este coordonat cu arhiva întreprinderii, organizației. Se semnează de către șeful serviciului și se aprobă de către șeful organizației dacă documentele sunt primite pentru păstrarea de stat, nomenclatorul cauzelor se transmite spre aprobare arhivei de stat care primește dosarele acestei organizații și numai după aceea. este aprobat de șeful organizației.

Nomenclatorul cazurilor unității structurale trebuie făcut în trei exemplare. O copie este stocată în serviciul DOW, a doua este în arhivă, a treia este folosită în unitatea structurală ca instrument de referință pentru formarea cazurilor.

Nomenclatorul afacerilor organizației (consolidat) trebuie întocmit în patru exemplare. Se agreează și se aprobă două copii, dintre care unul este stocat în serviciul DOW al organizației și este un document de păstrare permanentă. Această instanță este inclusă în nomenclatura consolidată în secțiunea serviciului DOW. Al doilea exemplar este stocat în arhiva statului, cu care a fost coordonat nomenclatorul, al treilea funcționează, iar al patrulea este folosit pentru extrase, care sunt certificate de serviciul DOW și trimise la unitățile structurale corespunzătoare pentru afaceri.

În practica activității departamentului instituției de învățământ preșcolar, simbolurile atribuite cazurilor sunt de mare importanță - indici de cazuri. Cum sunt compilate și utilizate, vom spune în articol.

Din articol vei afla:

Index de caz: definiția termenului

Indicele cazurilor după nomenclatura cazurilor

În majoritatea organizațiilor nomenclatorul cazurilor(ND) plumb în timpul anului calendaristic. Documentul intră în vigoare la 1 ianuarie și expiră la 31 decembrie.

Nomenclatorul cazurilor este tabel de cinci coloane. Când întocmești ND, lucrezi cu patru coloane. În acestea, indicați indici și titluri de cazuri, perioade de păstrare cu link-uri către surse, note despre cazuri în coloana „Notă”. Doar a treia coloană rămâne liberă la alcătuirea nomenclaturii. Ii vine randul mai tarziu, cand se incheie anul calendaristic. În coloana a treia a nomenclatorului cauzelor, manual, introducem numărul efectiv de cauze care s-au format în cursul anului.

A treia coloană conține numărul de cazuri din unitățile de depozitare. O unitate de stocare a fișierelor sau o unitate de stocare a documentelor de arhivă - un volum dacă fișierul este pe hârtie sau un mediu de stocare electronic dacă fișierul este electronic.

Nu indicați în a treia coloană numărul de documente în conformitate cu jurnalul de înregistrare, de exemplu, dacă în cursul anului au fost înregistrate 305 comenzi, atunci unele indică în nomenclator 305 cazuri. De asemenea, este incorect să se pună numărul 1 în toate coloanele, indicând faptul că cazul a fost deschis. Este clar că a fost introdus, altfel nu ar fi în ND. Nu este permisă nici valoarea 0 în nomenclatorul cazurilor: așa arăți că ai introdus un caz inexistent în document. Acest lucru nu ar trebui să fie, deoarece nomenclatorul cazurilor reflectă starea actuală a fondului documentar al organizației în anul calendaristic curent.

Este imposibil să adăugați titluri în rezervă la nomenclatură, indicând numărul 0. La pregătirea RD pentru anul următor, fiecare secțiune include cazuri care se vor desfășura cu siguranță în organizație. Dacă în cursul anului apare un nou caz, atunci acesta este introdus manual în nomenclatorul deja aprobat pentru liniile libere.

EXEMPLU

Secretarul, lucrând cu secțiunea „Orientări” din nomenclatorul cauzelor, știe sigur că cazul se va desfășura anul viitor” Jurnal de înregistrare documente primite”, vor fi cu siguranță „Ordine privind activitățile de bază” și „Ordine privind aspecte administrative și economice”. Compania nu se va descurca fără „Corespondente privind principalele (de bază) activități”. Fiecare companie are propria listă, iar fiecare secretar o va face fără dificultate. Toate aceste rubrici vor fi în nomenclatorul cazurilor.

Dar nu se știe dacă cazul „Corespondență cu SRL „Pozitiv”” va apărea în secțiune. Chiar dacă negocierile cu această companie sunt în desfășurare activ, nu se poate fi absolut sigur de acest lucru. În special pentru astfel de cazuri, la dezvoltarea ND, liniile libere sunt lăsate la sfârșitul fiecărei secțiuni. Pe una dintre aceste rânduri se va putea înscrie cazul „Corespondente cu SRL Pozitiv”, dacă apare.

PAT DE COPIL

Reamintim: nomenclatorul cazurilor este un document contabil, o listă sistematizată a titlurilor de cazuri care sunt create în organizație, indicând perioadele de păstrare a acestora. Caz - un document sau un set de documente care se referă la o problemă sau o zonă de activitate și sunt plasate într-o copertă separată (paragrafele 94 și 95 din GOST R 7.0.8-2013 „Sistem de standarde pentru informații, biblioteconomie și editare. Lucru de birou și arhivare. Termeni și definiții).

Indexul documentului din dosar

După execuție, suntem cu toții obișnuiți să depunem un document într-un folder de registrator. Cel mai adesea, organizațiile achiziționează mape-registroare cu o lățime a cotorului de 9 cm, care pot conține până la 500 de coli. Și într-un singur volum, conform Regulilor de arhivare (clauza 4.20), nu trebuie să fie mai mult de 250 de coli. Prin urmare, pentru a calcula numărul de volume ale unui caz, trebuie să înmulțiți numărul de foldere în care este legat cu două.

EXEMPLU

Cazul „Corespondente privind activitatea principală (de bază)” este prezentat pe rack în 12 dosare de registrator. Asta înseamnă că în nomenclatorul cazurilor din coloana a treia vizavi de acest caz va fi numărul 24. Și au fost puține protocoale pentru 2017, abia de ajuns pentru jumătate de dosar. În a treia coloană a cazului „Protocoale” introducem numărul 1.

Cazurile care nu sunt finalizate prin muncă de birou în cursul anului trebuie să fie diferențiate de cazurile care sunt închise în anul trecut și începute în cel nou.

EXEMPLU

Cazul „Comenzi pentru activități de bază” nu este transferabil: avem comenzi pentru 2015, 2016, iar acum pentru 2017. În 2018, dosarul a fost redeschis. Însă dosarul „Documente în instanță cu SRL Romashka”, care a fost demarat în 2016, va fi finalizat doar atunci când se ia o decizie asupra cazului și se vor îndeplini toate obligațiile. Poate merge de la an la an pentru o lungă perioadă de timp. Cazurile din această categorie se disting prin faptul că sunt de obicei personalizate: nu doar acte judiciare, ci acte judecătorești cu o anumită organizare.

În ND, vizavi de cazul de transfer, se pun numărul de unități ale acestuia în momentul în care nomenclatura este închisă. Nu va fi de prisos să marcați în coloana „Notă” că problema este tranzitorie. Acest lucru va fi util și pentru compilarea unei înregistrări finale în care numărul cazurilor de transfer din fiecare categorie este luat în considerare separat.

EXEMPLU

Să dăm ca exemplu secțiunea condiționată „Orientări” a nomenclatorului afacerilor organizației (exemplul de mai jos). Atenție la ultimele trei cazuri: au fost aduse în decurs de un an, așa că au fost introduse manual pe linii libere special lăsate. Numărul de cazuri pe acestea a fost calculat în ordinea generală.

Probă. Secțiunea „Orientări” din RD cu a treia coloană completată

Alcătuirea unei note finale

După ce completați a treia coloană a ND, puteți face o intrare finală. Pentru a face acest lucru, numărați numărul de cazuri din diferite categorii. Forma procesului verbal final este prezentată împreună cu forma nomenclatorului cauzelor în Regulile de arhivare și face parte integrantă din ND. Aceasta nu este nici măcar un apendice la acesta, ci o secțiune completă. La compilarea ND după tabelul principal cu titluri și termen de valabilitate este creat și un tabel rezumativ. Tot anul, coloanele sale au fost goale și abia acum, când se cunoaște exact numărul de dosare deschise pe an, este timpul să-l umplem. Completați acest tabel pentru secțiunea Ghid (exemplul de mai jos) pentru moment. Introduceți în el numărul total de cazuri de perioade de păstrare permanente și temporare. Pentru fiecare categorie de cazuri, numărați numărul de cazuri nefinalizate în ultimul an calendaristic - transferabile și marcate cu EC.

Probă. Intrarea finală în nomenclatorul cazurilor secțiunii „Ghid”.

Notă! Rămâne ND închis pentru depozitare operațională cu secretara

După ce ați completat a treia coloană și intrarea finală pentru secțiunea „Orientări” ND, ajutați colegii din departamente să facă același lucru. Vă recomandăm să nu colectați informații în formă electronică, ci să veniți personal la fiecare departament și să lucrați împreună cu angajații acestuia.

Când numărați numărul de cazuri pentru fiecare secțiune a ND, faceți o înregistrare finală pentru nomenclatorul rezumat al cazurilor. El, ca și informațiile din a treia coloană, sunt introduse manual în toate copiile documentului (exemplul de mai jos).

Probă. Înscriere finală în nomenclatorul sumar al cauzelor

Dacă organizația este o sursă de achiziție a statului (municipal) Arhiva, apoi trebuie să transfere informațiile finale în arhiva căreia îi este subordonată. Există o notă specială despre aceasta sub forma înregistrării finale. Organizațiile care nu sunt surse de achiziție ale arhivei de stat (municipale) nu au nevoie de o astfel de marcă și o pot scoate din documente.