Formatarea unei scrisori prin e-mail. Reguli de scriere a e-mailurilor sau etichete de e-mail. Verificarea disponibilității contului

Și expeditorul său așteaptă un răspuns din partea dvs. Cum se face corect? Desigur, puteți trimite expeditorului o scrisoare cu un răspuns, unde puteți indica că acesta este un răspuns la un e-mail de la o astfel de dată și un subiect. Dar ar fi mai corect și mai ușor să utilizați o funcție specială a serviciului de corespondență, care se numește „ Răspuns" Să învățăm cum să răspundem corect la un e-mail folosind Yandex Mail ca exemplu.

Cum să răspunzi corect la e-mail

Când intri în căsuța poștală și vezi în folderul „ Inbox» e-mail necitit (expeditorul și subiectul e-mailului necitit sunt îngroșate), deschideți-l făcând clic stânga pe el.

Citiți scrisoarea și, dacă necesită un răspuns, există două moduri de a face acest lucru:

Folosind formularul de răspuns complet, scrisoarea poate fi formatată după cum doriți, de ex. schimbați fontul, culoarea fontului, inserați link-uri, faceți liste, inserați emoticoane etc. care nu se poate realiza folosind metoda nr.1. Astfel, dacă nu trebuie să formatați răspunsul într-un mod special, puteți utiliza formularul de răspuns rapid, în caz contrar folosiți metoda nr. 2.

Când primiți un răspuns la e-mailul dvs., destinatarul va vedea abrevierea „Re:” în subiect și mesajul original în corpul e-mailului, precedat de răspunsul dumneavoastră. Dacă se dorește, în timp ce tastează un răspuns, expeditorul poate, desigur, șterge mesajul original, dar este mai bine să lași măcar o parte din el. În acest caz, destinatarul va înțelege imediat la ce scrisoare specifică a venit e-mailul de răspuns.

Dacă primiți un mesaj, există mai multe acțiuni pe care le puteți efectua din mesaje.

Pentru a răspunde numai expeditorului, selectați Răspuns.

Pentru a răspunde expeditorului și tuturor celorlalți destinatari pe liniile Către și Cc, selectați Răspunde la toate.

Pentru a trimite un mesaj unei persoane care nu se află în câmpul Către sau în copie de linie, evidențiați redirecţiona.

Răspunsul și redirecționarea mesajelor este una dintre cele mai frecvente sarcini din Microsoft Office Outlook 2007. Această secțiune oferă informații de bază despre răspunsul și redirecționarea mesajelor. Ajutorul pentru personalizarea mesajelor, cum ar fi schimbarea fundalului sau adăugarea de atașamente, este disponibil în alte subiecte.

În acest articol

Răspunde expeditorului

Notă:

Răspundeți expeditorului și tuturor destinatarilor mesajului

Puteți răspunde expeditorului mesajului și tuturor utilizatorilor specificati în câmpuri La careȘi Copie.

În multe cazuri, nu este necesar să includeți toți utilizatorii în răspuns. Utilizați funcția Răspunde la toate cu prudență, mai ales dacă aveți un număr mare de destinatari sau liste de corespondență. Dacă trebuie să scrieți doar expeditorului mesajului, este recomandat să folosiți butonul Răspuns. În plus, puteți elimina numele persoanelor sau listelor de corespondență care nu trebuie să citească răspunsul.

Sfat: Dacă trebuie să scrieți doar unuia dintre destinatari, îi puteți elimina pe ceilalți. Pentru a face acest lucru, faceți clic pe numele destinatarului în câmp La care sau Copie(numele va fi evidențiat) și apăsați tasta DELETE.

Notă:În mod implicit, atunci când răspundeți la un mesaj de e-mail, mesajul original este inclus în corpul mesajului. Consultați secțiunea pentru a modifica această setare.

Redirecționarea unui mesaj

Sfat: Dacă doriți să redirecționați mai multe mesaje, selectați-l pe primul și țineți apăsată tasta CTRL în timp ce selectați mesajele rămase, apoi faceți clic pe Redirecţiona. Toate mesajele vor fi redirecționate ca atașamente la un mesaj nou.

FĂ una din urmĂtoarele:

• Dacă un mesaj este selectat, dar nu este deschis într-o fereastră separată.În bara de instrumente standard, faceți clic pe butonul Redirecţiona.

  Dacă mesajul este deschis. Pe fila Mesaj in grup Răspuns faceți clic pe butonul Redirecţiona.

Creați un mesaj.

În câmp La care introduceți numele destinatarilor.

Notă:În domeniile La care, CopieȘi SK Trebuie specificat cel puțin un destinatar valid de e-mail.

Pentru a selecta numele destinatarilor din listă, faceți clic La care, Copie sau SK.

Mai multe despre câmpuri CopieȘi SK

Copie: O copie a mesajului este trimisă tuturor destinatarilor specificați în acest câmp de mesaj Outlook. În acest caz, numele lor vor fi vizibile pentru toți ceilalți destinatari ai acestui mesaj.

SK: Numele acestui câmp este prescurtarea pentru „bcc”. Toți destinatarii specificați în acest câmp de mesaj de e-mail vor primi o copie a mesajului, dar numele lor nu vor fi vizibile pentru alți destinatari ai mesajului. Dacă, la crearea unui mesaj nou, câmpul SK nu este afișat, poate fi adăugat.

• Pe fila Opțiuni in grup Câmpuri selectați elementul Afișați câmpul „BC”..

Faceți clic pe butonul Trimite.

Anulați includerea automată a mesajului original

Remediați problemele în care butonul Trimiteți lipsește

În lipsa unei comenzi Trimite incapabil sa trimita mesajul. Această secțiune oferă informații despre găsirea unei comenzi Trimite, indicat motive posibile absența acestuia și enumeră pașii pentru a corecta această problemă.

Buton Trimite se află lângă câmpurile „Către”, „Cc” și „Bcc”.

Dacă nu aveți un cont de e-mail configurat în Outlook 2007, comanda Trimite nu este afișat și mesajele nu pot fi trimise.

În cele mai multe cazuri, Outlook 2007 este utilizat cu un cont de e-mail. Cu toate acestea, există o serie de motive pentru care un cont de e-mail ar putea să nu fie configurat:

Outlook 2007 este configurat fără suport de e-mail.În cazuri rare, Outlook 2007 poate fi configurat să gestioneze numai contacte, sarcini sau calendare.

Setări cont e-mailul a fost întrerupt. Prima dată când ați lansat Outlook 2007, configurarea contului nu a fost finalizată.

Fișierul de configurare a contului este corupt. Coruperea fișierului de configurare care este utilizat pentru a stoca informațiile de configurare a contului de e-mail poate duce la ca un cont de e-mail configurat anterior să nu fie vizibil.

Notă: Puteți deschide un fișier de date Outlook numit fișier foldere personale (.pst), puteți vizualiza mesajele primite și puteți deschide fereastra de scriere a mesajelor folosind comenzile Crea, Răspuns, Răspunde la toate sau Redirecţiona. Cu toate acestea, dacă nu este configurat niciun cont de e-mail, Trimite nu va fi afișat.

Verificarea disponibilității contului

Mai întâi, asigurați-vă că contul dvs. de e-mail este configurat.

Dacă pe listă Nume pe filă E-mail Nu există intrări, nu există conturi de e-mail configurate în profilul Outlook.

Pentru mai multe informații despre adăugarea unui cont de e-mail, consultați

Comunicarea prin e-mail este o parte integrantă a muncii oricărui angajat modern de birou. Și contabilii nu fac excepție. Cum să comunici în așa fel încât conversație de afaceri a fost productiv, confortabil din punct de vedere emoțional și extrem de etic? Ofer cititorilor câteva sfaturi practice.

SFAT 1. Nu neglijați apelul personal adresat destinatarului din scrisorile dumneavoastră

Făcând acest lucru, îți vei demonstra atenția față de personalitatea persoanei. Dacă o scrisoare este scrisă unui anumit destinatar, atunci lipsa unei adrese personale pare incorectă și nepoliticoasă.

Când scrii una dintre primele tale scrisori destinatarului, apare adesea întrebarea: care este cel mai bun mod de a te adresa lui - pur și simplu prin prenume sau după numele și patronimul lui? În acest caz, trebuie să te uiți la ceea ce este scris în semnătura care încheie scrisoarea persoanei către tine. Dacă numele este indicat acolo (fără patronim), de exemplu „Svetlana Kotova”, atunci nu ezitați să mă contactați pe nume. Și dacă semnătura scrie „Svetlana Vasilievna Kotova, contabil șef al Trenzor LLC”, atunci trebuie să vă adresați destinatarului în consecință. În orice caz, a doua opțiune este extrem de corectă și, prin urmare, un câștig-câștig.

Nu recomand să vă bazați pe informațiile din câmpul „De la”. La urma urmei, este adesea completat inițial nu de proprietarul adresei de e-mail, ci de specialistul IT al companiei la configurarea e-mailului.

Apropo, vă sfătuiesc cu tărie să nu utilizați forma scurtă a numelui atunci când vă adresați unui partener de afaceri sau unui client („Sash” în loc de „Sasha”, „An” în loc de „Anya”), indiferent cât de democratică este scrierea. stilul și indiferent cât de veche ai corespondența. Ceea ce sună familiar în vorbirea vorbită pare prea simplu în vorbirea scrisă.

SFAT 2. Acordați o atenție deosebită formei salutului dvs

Nu ar trebui să folosiți expresia "O zi buna!". Chiar dacă ai intenția bună de a potrivi fusul orar al destinatarului, această frază sună fără gust, aș spune chiar vulgar. Este mai bine să utilizați opțiuni neutre: "Buna ziua...", "Bună ziua...". Și, desigur, adăugați numele destinatarului la salut dacă îl cunoașteți. Personal, de exemplu, mi se pare mult mai plăcut în loc de un fără chip "Buna ziua!" deveni personal „Bună, Tamara!”.

Amintiți-vă că în acest fel economisiți timpul destinatarului. La urma urmei, el va putea să evalueze imediat conținutul scrisorii primite și să decidă rapid asupra priorității și importanței acesteia.

Subiectul trebuie să fie scurt, dar în același timp să reflecte cu acuratețe subiectul corespondenței. De exemplu, „Acord, factură, act de la Alpha LLC”în loc de „Documente”. Pe măsură ce aspecte ale problemei în discuție se schimbă, clarificați subiectul. De exemplu, „Cooperare cu Perm” → „Cooperare cu Perm. Data negocierilor” → „Cooperarea cu Perm. Proiect de acord".

Dacă în timpul corespondenței vedeți că câmpul „Subiect” este completat aleatoriu de către destinatarul dumneavoastră sau nu este completat deloc, luați inițiativa și încercați unul dintre cele două scenarii.

SCENARIUL 1. Când răspundeți, completați singur câmpul „Subiect”. Dacă destinatarul este atent, poate că acest lucru va fi deja suficient pentru a vă aduce corespondența într-o formă adecvată.

SCENARIUL 2. Dacă destinatarul continuă să ignore completarea câmpului „Subiect”, scrieți-i o scrisoare cu ceva de genul următor: „Allah, vă sugerez să indicați imediat subiectul scrisorii în câmpul „Subiect”. Cred că în acest fel vom crește semnificativ eficiența comunicării noastre.”.

SFAT 4. Acordați atenție câmpurilor „Către” și „Cc”.

Trebuie să înțelegeți clar scopul general acceptat al acestor domenii într-un mediu de afaceri:

• <если>în câmpul „Către” sunteți listat doar dvs. - aceasta înseamnă că expeditorul scrisorii așteaptă o reacție din partea dvs. la întrebarea sau cererea sa;
• <если>în câmp există mai mulți destinatari - expeditorul așteaptă un răspuns de la fiecare sau oricare dintre destinatari. În acest caz, atunci când răspundeți, salvați lista de destinatari stabilită de expeditor folosind funcția „Răspunde tuturor” (desigur, cu condiția să nu doriți să răspundeți în mod intenționat doar autorului scrisorii, ascunzând esența răspunsului dvs. de la restul participanților la corespondență);
• <если>numele tău apare în câmpul „Copiere” - expeditorul dorește să fii conștient de întrebare, dar nu așteaptă un răspuns de la tine. Aceasta înseamnă intrarea în corespondență prin această problemă nu o face. Dacă totuși decideți să faceți acest lucru, atunci un semn de bună formă ar fi să începeți scrisoarea cu una dintre următoarele expresii: „Dacă este posibil, aș dori să mă alătur discuției despre această problemă...”, „Să-mi exprim părerea...”.

În ceea ce privește domeniul BCC, din perspectiva eticii în afaceri, este cel mai controversat instrument de email. Uneori este perceput ca un instrument de observare și informare aproape secretă. La urma urmei, destinatarii plasați în BCC nu sunt vizibili pentru alți destinatari. În unele companii, de obicei mari, care sunt deosebit de scrupuloase în materie de etică, este strict interzisă folosirea acestui domeniu în corespondența corporativă, cu excepția mailingurilor în masă. Dar în majoritatea companiilor îl folosesc, respectând următoarele reguli:

• trimiterea unei scrisori cu câmpul „Bcc” completat presupune că autorul scrisorii a notificat destinatarii ascunși (sau urmează să facă acest lucru) despre motivul și scopul acestei forme de mesaj;
• destinatarul ascuns nu are nevoie să intre în corespondență.

În timpul trainingurilor, mi se pune adesea întrebarea: există standarde general acceptate cu privire la timpul în care este necesar să răspund la o scrisoare a unui client sau a unui coleg? Dar nu poți da un răspuns universal.

Dacă vorbim de corespondență internă, totul aici este determinat de viteza și ritmul de viață al companiei în sine. Există companii în care o întârziere a răspunsului de mai mult de o oră și jumătate este considerată proaste maniere. Și undeva răspunsul în timpul zilei este în ordinea lucrurilor.

De regula generala Cel mai acceptabil timp de răspuns la o scrisoare este considerat a fi în 2-3 ore. Acesta este așa-numitul timp de așteptare confortabil, când expeditorul așteaptă un răspuns și nu experimentează disconfort intern din tăcerea destinatarului său.

Dar dacă, după ce ați primit și citit scrisoarea, vă dați seama că nu puteți da un răspuns complet la ea în 24 de ore? Apoi, conform regulilor bunelor maniere, notificați expeditorului primirea scrisorii și termenul aproximativ pentru a răspunde la aceasta. De exemplu: „Bună ziua, Serghei Vasilievici! Am primit scrisoarea ta. Voi răspunde în următoarele două zile” sau „Andrey, am primit scrisoarea. Mulțumesc! Pentru a răspunde am nevoie de mai multe informații. Voi încerca să răspund nu mai târziu...”.

SFAT 6. Urmați regulile de bază pentru prezentarea informațiilor într-o scrisoare

Nu sunt multe dintre ele:

• atunci când citiți o scrisoare, cel mai confortabil volum se potrivește „pe un ecran”, maxim - pe o pagină A4;
• Volumul atașamentelor trimise nu trebuie să depășească 3 MB. Fișierele mai mari pot cauza înghețarea e-mailurilor la destinatar;
• Când „împachetați” atașamente, utilizați codificarea universală zip sau rar. Alte extensii pot fi blocate sau întrerupte în timpul transmiterii și pot crea probleme destinatarului;
• nu începe niciodată un răspuns ca o scrisoare nouă (fără a salva istoricul corespondenței). În caz contrar, destinatarul va fi obligat să piardă timpul căutând mesajul original;
• scrieți într-o limbă cât mai ușor de înțeles pentru destinatar. Mulți oameni se întreabă dacă este potrivit să folosiți vocabularul corporativ sau intern, argou, abrevieri și anglicisme.

Acest lucru trebuie decis separat în fiecare caz specific.

Astfel, corespondența internă corporativă într-o companie este aproape întotdeauna plină de argou și abrevieri: sunt familiare și de înțeles tuturor participanților și economisesc timp. Dar trebuie să le folosiți cu atenție în corespondența cu contrapărțile.

A fost un astfel de caz în practica mea. O colegă pregătea materiale pentru o editură și în ultima ei scrisoare i-au scris: „Masha, te rog trimite-ți toate materialele cât mai curând posibil”. Masha a decis că aceasta era o desemnare a unui format necunoscut pentru ea, în care textul trebuia tradus. Ea a ucis mult timp, prin cârlig sau prin escroc, dându-și seama cum să satisfacă cererea editorului. Imaginați-vă supărarea Mașinii când, 2 zile mai târziu, află că misteriosul „cât mai repede” este o abreviere pentru cuvântul de vorbire engleză „cât mai curând posibil”. Dar Masha ar putea trimite materiale într-o jumătate de oră din momentul în care a primit cererea!

SFAT 7. Încheiați fiecare scrisoare cu un bloc de semnătură și contactele dvs

Indiferent de cât de aproape cunoașteți destinatarul și de cât timp a avut loc corespondența dvs., fiecare dintre scrisorile dvs. ar trebui să conțină un bloc format dintr-o semnătură și informații de contact. Acesta este un element integral al culturii comunicării în afaceri.

Blocul trebuie să conțină:

• numele și prenumele dvs. Nu este nevoie să folosiți abrevieri. În loc de „T.L. Vorotyntsev" in semnatura mea indic „Tamara Leonidovna Vorotyntseva” sau „Tamara Vorotyntseva” pentru ca destinatarul să înțeleagă cum să mă contacteze într-o scrisoare de răspuns;
• pozitia ta. Acest lucru oferă destinatarului posibilitatea de a înțelege limitele autorității și competenței dumneavoastră profesionale în rezolvarea problemelor;
• informații de contact (telefon, e-mail, numele companiei, site-ul web). În acest fel, veți oferi destinatarului oportunitatea unei comunicări operaționale suplimentare, dacă este necesar.

La tot ce s-a spus, vreau să adaug: e-mailurile tale sunt tocmai hainele prin care ești întâmpinat. Cu alte cuvinte, respectând eticheta corespondenței de afaceri, vei face cea mai plăcută impresie destinatarului tău.

Astăzi vom vorbi despre citarea literelor. Ce este și de ce ai nevoie de el? E simplu. Când comunici cu un interlocutor, este mult mai ușor să comunici dacă vezi în scrisoare corespondența anterioară cu el. În același timp, este mai ușor să vă amintiți despre ce ați corespondat anterior și ce probleme au fost ridicate în scrisorile anterioare. Din nou, pentru a nu ne repeta și a uita despre ce am corespuns.

Vă voi spune folosind exemplul de a răspunde la scrisori în e-mail Yandex, precum și de a răspunde la scrisori din clientul de e-mail „The Bat!”. Iată instrucțiuni despre cum să...

În e-mail Yandex:

1. Deci, Deschidem scrisoarea la care vrem să răspundem.

4. Aceasta este scrisoarea pe care o va primi destinatarul.

În clientul de e-mail "TheBăţ!":

Într-un program « TheBăţ!" puteți cita și litere.

Și acest lucru nu este mult mai dificil de făcut decât în ​​exemplul de mai sus.

Mai întâi, deschideți propriul program client de e-mail.

Selectați căsuța poștală dorită.

Hai să facem clic pe el.

Acum selectați litera dorită din căsuța de e-mail.

1. Deschiderea scrisorii, la care vrem să răspundem făcând clic pe el cu mouse-ul.

2. Așa arată scrisoarea în sine.

3. Faceți clic pe imaginea plicului cu săgeata verde îndreptată spre stânga(al patrulea din stânga!) pentru a răspunde la scrisoare.

4. Drept urmare, deschidem o nouă scrisoare cu textul interlocutorului dumneavoastră. Mesajele anterioare, ca în exemplul anterior, sunt evidențiate cu bifă.

5. Scriem răspunsul nostru și îl trimitem destinatarului făcând clic pe butonul „Trimite imediat”, sub forma unui plic și o săgeată verde în partea de sus (situată foarte întâi în stânga).

6. Aceasta este scrisoarea pe care o va primi destinatarul.

Asta e tot. Uneori este frumos și uneori util să citezi corespondența anterioară...

Comunicarea între oameni este un proces natural și vital. Pe vremuri, genul epistolar era singura modalitate disponibilă de a comunica între oameni aflați la distanță unul de celălalt.

Serviciul poștal există încă din Roma antică, dacă nu mai devreme. Oamenii au corespuns. În literatură sunt cunoscute chiar și romane și povești cu litere.

Progresele moderne în tehnologie oferă modalități noi și mai bune de a comunica.

În același timp, corespondența prin e-mail este salvată. Acesta este un mod de comunicare vechi, dar de încredere, care are propriile sale calități unice. Formatul modern de corespondență poștală este poșta electronică, altfel e-mail.

E-mailul, spre deosebire de poșta obișnuită, permite destinatarilor să comunice aproape instantaneu. Am apăsat butonul „Trimite” (scrisoare), iar după câteva secunde destinatarul vede această scrisoare în mailul său, în folderul „Inbox”.

Devenind accesibilă și răspândită în rândul utilizatorilor, e-mailul are anumite reguli pentru efectuarea corespondenței. Astfel de reguli vă permit să organizați și să conduceți corespondența în cadrul normelor culturale și de afaceri acceptate. Setul de reguli sistematizate pentru corespondența „e-mail” se numește „Eticheta e-mail” nespusă.

Eticheta corespondenței electronice include caracteristici de design, compoziția scrisorilor, precum și principiile comunicării între destinatari. Mai întâi, să anunțăm întreaga listă de reguli:

Regula 5. Completați ultima adresa poștală a destinatarului.

Regula 7. Textul scrisorii trebuie să îndeplinească anumite cerințe.

Și acum mai multe despre fiecare dintre cele zece reguli.

Regula 1. Completați toate câmpurile din e-mail.

Pentru claritate, folosim (Fig. 1), care arată cum arată o nouă scrisoare în e-mail Yandex (după ce facem clic pe butonul „Scrie”):

În aproape toate serviciile de e-mail (Yandex mail, Mail ru, Google, Rambler etc.), e-mailul conține următoarele informații:

1. Adresa poștală (e-mail) și numele expeditorului (eventual și un prenume) - numărul 1 din Fig. 1.
2. Adresa poștală (e-mail) a destinatarului scrisorii este numărul 2 din Fig. 1.
3. Subiectul (titlul, titlul) literei este numărul 3 din Fig. 1.
4. Conținutul scrisorii (numărul 4 din fig. 1), care include:
   • Salutari,
   • textul principal,
   • concluzie,
   • semnătură.
5. Atașare la scrisoare (fișiere atașate sau fișiere atașate) – numărul 5 din Fig. 1.

Toate articolele enumerate trebuie completate, cu excepția ultimului (numărul 5 din Fig. 1) – atașamente la scrisoare. Dacă nu trebuie să atașați niciun fișier la scrisoare care explică textul scrisorii, atunci puteți uita de acest punct.

Regula 2: Adresa poștală și numele expeditorului trebuie să fie clare.

Corespondența implică două părți, așa că ar trebui să se acorde atenție datelor cu caracter personal. Datele cu caracter personal trebuie să fie înțelese și cât mai complete posibil, pentru a nu provoca neînțelegeri, prudență și mister în rândul destinatarului.

Cea mai de încredere adresă poștală este cea care conține numele și prenumele dvs., de exemplu, [email protected].

Dacă expeditorul are un blog, atunci va fi util să indicați o adresă cu domeniul site-ului web, de exemplu, info@site. Cert este că mergând pe site-ul (site-ul) indicat după semnul @, puteți afla multe despre autorul site-ului din materialele prezentate pe acesta.

Dacă adresa poştală este de formular [email protected], atunci nu fiecare destinatar al unei scrisori de la un astfel de destinatar va decide să deschidă această scrisoare. Ce se întâmplă dacă există un virus care blochează computerul sau spam care, după deschiderea unei astfel de scrisori, va curge într-un flux nesfârșit?

Regula 3. Subiectul (titlul, titlul) scrisorii trebuie întotdeauna indicat.

Antetul scrisorii este singurul lucru pe care îl vede destinatarul scrisorii când ajunge la el. Foarte des, titlul scrisorii îi determină soarta viitoare:

• destinatarul îl va deschide
• sau ștergeți-l fără a căuta.

Prin urmare, titlurile de litere trebuie tratate cu o reverență specială (adică cu evlavie).

Opțiuni pentru soarta scrisorii primite în funcție de titlul acesteia:

• scrisoarea nu va fi observată printre o grămadă de alte scrisori,
• ei îl vor considera inutil și, prin urmare, nici nu îl vor deschide,
• fără ezitare, îl vor trimite imediat în folderul „ ” sau „Elemente șterse”,
• citit parțial sau complet,
• poate chiar vor răspunde.

Titlul scrisorii este cheia pentru ca destinatarul să fie interesat de deschiderea scrisorii sau, mai degrabă, de a o „prinde”, atrage atenția. Acest lucru este important mai ales dacă scrieți o scrisoare cuiva pentru prima dată. Pentru a parafraza cuvintele din cartea „Aventurile căpitanului Vrungel” („orice ai numi nava, așa va naviga”), putem spune că „orice numești scrisoarea, așa va ajunge” la destinatar.

Astfel, titlul scrisorii trebuie să fie scurt (nu mai mult de 50 de caractere), interesant și la obiect (exprima esența scrisorii).

Mai mult, în timpul corespondenței, dacă destinatarul scrisorii îi răspunde autorului, antetul scrisorii nu trebuie să se schimbe. De asemenea, nu ar trebui să se schimbe în timpul corespondenței repetate, când scrisoarea este trimisă de mai multe ori într-o direcție sau alta.

Dacă în timpul corespondenței subiectul discuției se schimbă, atunci este logic să schimbați subiectul scrisorii sau, poate, să creați o nouă scrisoare cu un subiect nou pentru corespondență ulterioară.

Regula 4. Când răspundeți la orice scrisoare, gândiți-vă dacă trebuie să schimbați subiectul scrisorii.

În marea majoritate a cazurilor, NU este nevoie să schimbați subiectul scrisorii; voi explica mai jos motivele. Dar, după cum știți, există câteva excepții de la reguli. Cu toate acestea, primul lucru.

Cum se scrie o scrisoare de răspuns

Mulți utilizatori începători răspund incorect la scrisori, și anume, după ce au primit scrisoarea, o citesc și fac clic pe butonul „Scrie” pentru a răspunde. Acest lucru este fundamental greșit.

Când răspundeți la o scrisoare, trebuie să faceți clic pe butonul „Răspundeți” pentru a înțelege de unde ați început corespondența și unde ați ajuns. Pentru aceasta:

• Trebuie să deschideți scrisoarea. În acest caz, butonul „Răspuns” va apărea deasupra sau sub litera deschisă (numărul 1 din Fig. 2).
• Faceți clic pe „Răspunde”.
• „Re: …” va apărea automat în subiectul (antetul) scrisorii (numărul 2 din Fig. 2). Literele „Re” sunt un semn că acesta este un răspuns la o scrisoare.
• Scrieți răspunsul la începutul scrisorii, astfel încât răspunsul să fie primul, iar mai jos este textul scrisorii anterioare.

Multe servicii de asistență tehnică vă solicită să faceți clic pe butonul „Răspuns” atunci când comunicați prin e-mail despre o problemă. Și, în același timp, nu schimbați nimic în corespondența din scrisorile anterioare. Mai precis, orice suport tehnic solicită „salvarea citației atunci când răspunde”. Pentru că este mai ușor de înțeles de unde am început să rezolvăm problema și la ce am ajuns.

Mulți utilizatori începători nu găsesc scrisoarea anterioară sau, din alt motiv, adesea NU răspund (adică nu folosesc butonul „Răspunde”), ci scriu o scrisoare nouă (faceți clic pe „Scrieți” sau „Creați” buton). Primind o nouă scrisoare de fiecare dată, poate fi dificil pentru destinatarul unei noi scrisori să-și amintească „de la zero” toate detaliile scrisorii anterioare, ceea ce face corespondența foarte dificilă.

Și este posibil ca asistența tehnică profesională să nu răspundă deloc la literele formatate incorect.

Rețineți că „Re:” este o abreviere pentru limba engleză „Răspuns:” sau „Răspuns:”, care se traduce prin „Răspunsul meu la:”. Dacă subiectul scrisorii s-a schimbat, ar trebui să ștergeți acest „Re:” și să scrieți un nou subiect care să reflecte esența noii întorsături a evenimentelor.

Regula 5. Completați ultima adresa poștală a destinatarului (Către).

Câmpul „Către” este cel mai bine completat ultimul, după ce scrisoarea a fost scrisă și verificată. Acest lucru vă va permite să evitați greșelile care se repetă frecvent atunci când expeditorul unei scrisori o trimite destinatarului neterminată, făcând clic accidental pe butonul „Răspuns”.

Și dacă faceți clic pe butonul „Răspuns”, apoi înainte de a face clic, verificați în primul rând dacă trimiteți scrisoarea către destinatarul potrivit. Poate fi foarte frustrant atunci când o scrisoare, mai ales dacă conține informații personale sau confidențiale, ajunge altundeva decât unde intenționați să o trimiteți.

Regula 6. Salvați textul scrisorii într-un fișier separat înainte de a trimite scrisoarea.

Din păcate, această regulă este amintită doar când

• A existat un eșec neașteptat la trimiterea unei scrisori,
• sau când se cere trimiterea unei scrisori din nou pentru că nu a fost primită dintr-un motiv oarecare.

Când trimiteți e-mailuri importante cu un „perete de text” tastat de mână, mai degrabă decât copiat de undeva, acest lucru este foarte regula buna. Face viața mult mai ușoară.

Regula 7. Textul scrisorii trebuie să îndeplinească următoarele cerințe:

1) Textul scrisorii trebuie să conțină un salut.

Cel puțin, „Bună ziua”. sau „O zi bună”. Dacă știți numele, atunci „Dragă nume (eventual patronimic).” Salutul „Bună ziua” este adesea folosit atunci când comunicați pe internet în loc de „ Buna dimineata„, „Bună ziua” sau „Bună seara”. Acest lucru se datorează faptului că expeditorul unui e-mail nu poate ști niciodată exact când va fi deschis e-mailul său de către destinatar. Expeditorul și destinatarul pot fi localizați în diferite părți ale Pământului, în diferite fusuri orare. Iar expeditorul nu știe niciodată exact când va deschide destinatarul și își va citi scrisoarea.

2) Textul scrisorii trebuie să fie corect și fără erori.

Din anumite motive, nu este dat de mare importanta alfabetizare Erorile pot fi găsite pe site-urile oficiale ale companiilor serioase, ca să nu mai vorbim de litere, în care uneori este dificil să înțelegi nu numai cuvinte individuale, ci și fraze întregi, ele pot fi formulate atât de analfabet și cu erori. Este important să ne amintim că scrisul slab este o cultură proastă și nu are loc pe Internet.

3) Textul scrisorii trebuie să fie clar în conținut.

Expeditorul știe întotdeauna despre ce scrie, dar destinatarul poate înțelege acest lucru doar din textul scrisorii. Expeditorul nu scrie întotdeauna despre problema lui într-un mod care să fie înțeles pentru destinatar. Scrisorile care nu sunt clare în conținut pot provoca doar iritare și frustrare în destinatar, deoarece acesta a petrecut timp citind scrisoarea, dar nu a înțeles ce a vrut să-i spună expeditorul.

4) Textul scrisorii trebuie să acopere sfera unui subiect.

Dacă expeditorul are ceva de spus destinatarului pe diferite subiecte, atunci este mai bine să trimiteți o scrisoare pe fiecare subiect. Acest lucru va face mai ușor pentru destinatar să perceapă informațiile și îi va permite să vă ofere un răspuns precis și cuprinzător.

5) Textul scrisorii trebuie structurat din punct de vedere al conținutului și al percepției externe.

Textul structurat este ușor de citit. Și este perceput ca fiind intenționat de autorul scrisorii. Un text nestructurat cu salturi de gândire, cu o predominanță a emoțiilor mai degrabă decât a faptelor, cu conexiuni de neînțeles etc. poate fi percepută de destinatarul scrisorii într-un mod complet diferit de cel dorit de expeditor. Ca urmare, comunicarea prin e-mail nu va funcționa. Nu va avea loc deloc, sau veți avea nevoie de un telefon, Skype și alte mijloace de comunicare.

6) Textul scrisorii trebuie să fie de dimensiune optimă.

Literele foarte scurte de 5-7 cuvinte sunt, desigur, plăcut de citit, dar trebuie să fii înțeles de un scriitor foarte talentat pentru a pune ideea principală în aceste cuvinte. Este mai bine ca un scriitor de scrisori fără experiență să scrie mai mult pentru a transmite informațiile sau informațiile trimise către destinatar cât mai exact posibil.

În același timp, o scrisoare excesiv de lungă, plină de repetări, explicații suplimentare, informații inutile în afara subiectului etc., este percepută de destinatar ca un „zid de text”, îl obosește și provoacă o reacție negativă. Totul are nevoie de moderație;

7) Fontul textului scrisorii trebuie să fie un tip comun care va fi afișat în toate serviciile de corespondență.

Fanii fonturilor exotice, de exemplu, cele care seamănă cu textul scris de mână cu un stilou pen, ar trebui să-și amintească că destinatarul poate ajunge să aibă un gubbledygook imposibil de citit în loc de textul scrisorii. Iubitorii de exotice ar trebui să se asigure că fontul exotic pe care îl folosesc este trimis în scrisoare împreună cu textul.

8) Mărimea fontului din textul scrisorii trebuie să fie uniformă.

Puteți scrie orice notă minoră cu font mic; orice altceva ar trebui făcut în aceeași dimensiune a fontului. Unele servicii de e-mail folosesc, în general, un singur font universal. Acest lucru trebuie reținut întotdeauna, deoarece toate eforturile expeditorului de a decora textul cu fonturi marimi diferiteÎn cele din urmă, destinatarul va vedea textul ca fiind monoton. Deci este necesar să încerci atât de mult?

9) În textul scrisorii, nu trebuie să abuzați de utilizarea majusculelor.

Este dificil să citești litere în care toate literele sunt mici, chiar și la începutul unei propoziții, sau invers, unde toate literele sunt MAJUSCULE. Amintiți-vă că o SCRISOARE SCRISĂ CU Caps Lock ACTIVAT ȘI FORMAT DIN MAJUSCULE ESTE PERCEPTĂ PE INTERNET ca UN ȚIPAT și înseamnă doar un țipăt și nimic altceva.

10) Tonul scrisorii nu trebuie sub nicio formă să fie agresiv sau iritabil.

Textul scrisorii nu trebuie să conțină blesteme sau insulte. Cel mai bine este să scrieți o scrisoare atunci când vă aflați într-o stare echilibrată și rezonabilă. Jocul ușor și umorul adecvat sunt binevenite dacă destinatarul susține un ton similar de comunicare și este capabil să-l aprecieze.

11) La sfârșit trebuie să lăsați întotdeauna o semnătură (nume, prenume, porecla, funcția pentru scrisori de afaceri) cu posibile dorințe interlocutorului.

Dorințele includ: Cu respect, Cu recunoștință etc.

Regula 8: E-mailurile trebuie să primească răspuns.

Este întotdeauna obișnuit să răspundeți la o scrisoare, așa că trebuie să găsiți timpul și oportunitatea de a acorda atenție și respect reciproc expeditorilor.

E-mailul nu tolerează stagnarea. Lucrul cu e-mailul depinde în mare măsură de disciplina și organizarea destinatarului. Aceasta constă în monitorizarea regulată a căsuței poștale, familiarizarea cu corespondența primită, studierea acesteia, sistematizarea acesteia și scrierea răspunsurilor.

Unul dintre Puncte importante este un răspuns trimis în timp util, care în sine vorbește despre destinatar cu Partea pozitivăşi îi caracterizează gradul de responsabilitate şi interes.

E-mailul nu este poșta de hârtie obișnuită cu poștași, mașini, avioane, trenuri. E-mailurile sunt livrate în câteva secunde, iar expeditorii așteaptă un răspuns rapid. În comunicarea electronică, se adoptă un ritm complet diferit; s-ar putea spune că este „aici și acum”. Întârzierea în timp poate duce la pierderea relevanței subiectului în discuție.

Regula 9: Nu trimiteți informații confidențiale prin e-mail.

Din păcate, e-mailurile pot fi piratate și interceptate. Și apoi parolele și numerele notate în e-mailuri carduri bancare, coduri PIN etc. pot deveni accesibile persoanelor neautorizate care le pot folosi în scop personal. Prin urmare, astfel de informații nu ar trebui să fie de încredere prin e-mail.

Regula 10. Nu publicați informații din scrisorile personale fără acordul expeditorilor acestora.

Respectând informațiile confidențiale ale altor persoane, vă respectați atât pe voi înșivă, cât și dreptul dumneavoastră la confidențialitate.

Comunicarea prin e-mail fără contact vizual și auditiv reciproc necesită respectarea regulilor de etichetă, care la rândul lor contribuie la stabilirea unui dialog competent și cultural între oameni.

Într-una dintre scrisorile sale, Antoine Saint-Exupery a notat:

„Căutați-mă în ceea ce scriu.”

Aceasta este o expresie foarte potrivită, inclusiv în legătură cu principiile etichetei e-mailului menționate mai sus.